机关材料写作 9页

'机关材料写作一、写材料的五个基本步骤：（一）明确所写材料的主题。主题在机关公文、机关材料或其他文章中处于灵魂和统帅的地位。一篇公文价值的大小，材料的选择，结构的安排，表达方式及语言的运用等，都受其主题的制约并为主题服务。机关公文、机关材料一般是按照本单位领导人的授命或来文机关的意愿，由材料写作人员撰拟而成的。因此，接受拟稿任务后，明确所写材料的主旨是机关公文、机关材料写作的起点。一是要深刻领会本单位领导的发文意图。即下达任务的精神实质是什么，行文目的何在，行文要求如何。领导下达任务的精神实质就是所写材料的中心思想。行文目的就是发文机关或机关领导人试图通过发文要实现的结果。二是要规范使用文种。文种是公文标题的重要组成部分，具有概括表明公文性能和发文机关职权范围，并体现行文目的与要求的功能。必须正确选择，避免用错文种。三是拟稿人员要努力提高思想水平。拟稿人员的思想认识要与领导人的发文意图保持一致，而不是背道而驰。胸有成竹，意在笔先，是高质量完成拟稿任务的重要保障。9 主题对于任何一种文体形式来说，都可以称之为灵魂和统帅。公文作为在整个机关活动中起着沟通、联结、维系作用的文字材料，动笔之前，对于文章确定的主题是否符合党和国家的方针、政策、法律法规，是否符合公文的文体特征和表达需要等，应该有一定的衡量标准。这个衡量的标准，就是公文主题确立的原则。确立主题要坚持四条原则：一是要正确；二是要鲜明；三是要集中;四是要有针对性。主题的表现方法有：标题示题、开篇破题、片言立题、篇末点题、一线贯题。（二）广泛收集材料。材料是拟写公文不可缺少的“粮食”，是用来说明公文行文机关或作者意图、观点和行文目的的具体事实、基本情况、数据数字、理论资料，以及具体化了的党和国家的方针、政策等。拟写公文离不开收集材料。这是确保公文内容真实可靠的基础，也是实事求是的原则在拟文活动中的必然要求。（1）要认清材料对公文写作的重要作用。材料是形成观点的基础，是表现主题的支柱，是说明观点的例证；是组织结构的条件。（2）要明确收集积累材料的途径和方法。一是直接积累。直接积累材料，即深入社会实际和工作实际，认真调查研究，取得的第一手材料。如观察体验、调查采访等都是获得第一手材料的好方法。二是间接积累。一个人不可能事必躬亲，有些材料需要间接积累。间接积累材料要注意把握材料内容的准确性，要以科学、谨慎的态度对待这项工作。方法分别有：摘要法、剪报法、卡片法、札记法、目录法。9 三是在领会领导的意图中积累。在领会领导意图中积累的材料，是公文写作特有的材料。领导意图包括领导人的具体意见、思路、风格。公文写作不掌握领导意图，往往无法撰写。为什么有的人写作的材料自己认为可以，但是一到领导那里就打了板子，究其原因，好多是因为没有领会好领导的意图。所以，我们写作机关材料，就是要熟悉、掌握和领会领导人的具体意见、思路、风格。（3）对收集的材料要根据选择材料的要求进行选材。选择材料，是在占有大量材料基础上的精雕细刻。选材工作要从行文目的出发，根据主题的需要，进行认真的筛选。选材要注意以下几点：一是真实；二是典型；三是新颖；四是围绕主题选材；五是选材要有现实性。（三）拟定写作提纲。拟定写作提纲，就是安排文章的结构，也就是进行文章构思。包括确定体裁，明确主题，选取材料，谋篇布局等。构思是写作动笔之前的准备工作，是对文章的整体设计，按照主题的需要，把有关材料和内容有条不紊、条理清晰、层次分明、有机地组织在一起，它是公文内部联系和外在模式的总体容括。这一环节旨在确定机关公文、机关材料内容的整体表达秩序、正文各部分之间的衔接配合以及过度照应情况，为即将开始的材料起草工作设计整体框架，这相当于为拟写机关公文、机关材料做写作方案的准备。（1）确定机关材料内容的组成情况。应当明确所写材料划分为哪几个部分，重点问题是什么，要说明哪些情况和问题，对收文机关提出怎样的建议、要求或请求。（2）确定机关材料正文的表达顺序。9 要根据实际情况恰当灵活地安排机关材料表达顺序。安排表达顺序要遵循三个原则：一是要反映公文活动的发展和内在联系；二是要为表现主题服务；三是要适合不同文种的要求；四是要符合公务活动的认识规律。（3）安排材料的首尾和衔接过度。解决机关材料开头、结尾和各层次之间有序表达问题。文章结构的基本内容。包括：层次、段落、过渡、照应、开头、结尾。（4）编制具体的写作提纲。将上述设计成果固化为机关材料的写作提纲，为下一步起草工作奠定直接的基础。提纲的粗细详略程度，完全取决于拟稿人员的写作习惯、写作水平和具体文种，在实际工作中可以灵活对待。通常情况下大型材料都要编拟详细具体的提纲。（四）从事文稿写作这是撰文的核心步骤，是影响文章质量的关键环节。无论是公文的主旨，还是公文的材料；无论是领导授意的精神实质，还是拟文者揣摩领导意图之后的景上添花，都要依赖起草环节，进行一番加工转化，使之固化到发文稿纸上，形成正式的公文文稿。（1）要增强时效观念。要在做好前几项工作后抓紧起草文稿，做到按时结稿。否则，就会影响工作的正常开展。写作任何文章都是这样，都有一个时间要求问题，越早越好。（2）要讲究材料与观点的和谐统一。严格掌握运用材料的标准，材料要支持观点，观点要统帅材料，切莫出现材料与观点两张皮或相互矛盾的情况。（3）要具有平直、朴实和庄重的语言风格。写作机关公文、机关材料，要采用朴素实在的语言和直笔表达方法，要表达什么意思，就直截了当，表里一致，不用曲笔，不刻意追求华而不实的辞藻。语言表达要准确、规范、简练、鲜明。9 （4）要做好会商工作。公文内容涉及其他单位或部门的职权范围时，要积极会商，征得相关部门的同意或配合，以免政出多门，政策“打架”，使收文单位无所适从。（五）认真进行修改审核。这是对文稿从思想内容、语言表达，到格式要素等各方面进行检查修正、反复锤炼，使之进一步完善的工作，是文稿写作中不可缺少的重要环节。（1）要从多方面对文稿进行修改。一是文稿主旨和观点是否正确、鲜明和突出；二是概念、判断和推理是否符合逻辑要求；三是文稿引用的材料是否准确无误；四是文稿结构是否严密合理、重点突出；五是文稿语言是否精确、简练，语气是否得体。（2）采用多种多样的方式方法修改文稿。有时是由拟稿人员自己修改，有时是由领导指定有关人员修改，有时又是由集体讨论修改。（3）必须严格遵守公文格式。机关公文在长期的使用过程中，形成了一套完整、科学的格式。《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条规定“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。撰写公文或印制文件时，必须严格遵守，不得自行其事。（4）注意文面规范和用纸要求。起草文稿，要做到文面规范，要符合公文字迹材料与用纸规定，以便妥善保存文稿。使用规范的发文稿纸，准确填写稿纸首页的有关项目。9 （5）要对文稿进行审核。审核是指文稿在送领导签发之前，对文稿从内容到形式进行全面检查和修正工作。审核是文稿处理的关键环节之一，一般是由秘书部门负责人或领导指定的有丰富写作经验、材料写作水平较高的人员承担。审核就是我们平时所说的“把关”，是文稿修改过程的延续。二、写材料的几点体会：（一）写作机关材料是机关干部必须具备的能力素质。机关材料，指的是广义的公文，是机关、事业单位在处理日常工作时广泛应用，具有直接效用和规范体式的文字材料。机关公文，指的是狭义的公文，是国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种公文，包括：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。机关公文，是党政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。9 机关事务文书。我们在机关工作，除了写作机关公文，还要写作大量的机关材料，也就是事务文书。事务文书是机关公文以外的，处理机关日常事务工作常用公文的总称。主要包括：工作总结、工作研究、调查报告、领导讲话、述职报告、典型材料、信息简报、会议纪录等。事务文书是处理单位行政事务不可缺少的环节，是加强机关管理、提高机关工作效率的重要工具。由于其使用频率高，应用范围广，在机关事业单位的日常行政管理中发挥着重要作用。个人认为，能够体现机关干部写作水平的要数经验总结、工作研究、调查报告。各级各部门各单位根据机关工作特点，历来对机关干部能力素质要求比较高。要求机关干部会说、会写、会做，所以说，写作机关材料是机关干部首先必须具备的能力素质。（二）写作机关公文首先要明确其写作要素与要求。公文由主旨、材料、结构和语言四个基本要素构成。形象地说，主旨是公文的灵魂，材料是公文的血肉，结构是公文的骨骼，语言是公文的细胞。公文写作既有与其他文章写作的共同要求，又有其自身特点，突出表现在为处理机关公务服务、受命写作、限时完成等方面，并由此决定了拟写公文的基本要求。所以，我们写作机关公文、机关材料，首先要明确其主旨、材料、结构和语言四个基本要素和要求。（1）公文主旨及其基本要求。公文主旨是公文所要表达的基本观点和中心思想。它犹如一条红线贯穿全篇，在公文构成要素中具有决定性的作用。公文主旨的特点有：第一，主旨的形成过程，酝酿时间短，形成过程比较单纯；第二，主旨的内容构成，大都由行文目的和中心思想，即“为了什么”和“要干什么”组成；第三，主旨确立基础主要受公务活动制约，由领导活动和管理工作的实际需要“呼唤”出来的。公文主旨的要求有：必须正确、必须务实、必须集中、必须鲜明、必须符合领导意图。（2）公文材料的收集和选用要求。公文材料是指形成和表达公文主旨所依据的事实、数据、马列主义经典著作与基本原理、党和国家的方针政策等。9 拟写公文离不开丰富多样的材料，确立公文主旨后，如何收集、筛选和使用材料就显得尤为重要。一是收集材料的要求：韩信点兵，多多益善。二是选择材料的要求：真实可靠，意义典型，新鲜生动。三是使用材料的要求；围绕主旨，删繁就简，使用多样。（3）公文结构的内容与基本要求。公文结构是公文的组织构造形式，也是对公文内容的恰当组织和安排。一是公文的外观格式。机关公文在长期的使用过程中，形成了一套完整、科学的格式。国家行政机关公文处理办法》第三章第十条有明确的规定，一定要按照规定的格式行文。二是公文正文的结构形式。篇段合一式、分层表达式、分条列项式。（4）公文语言风格与基本要求。公文语言是公文思想内容的外在表现形式，具有特殊的语体风格。一是公文语言风格。平直、朴实、庄重。二是公文语言表达要求。准确，规范，简练，鲜明。（三）写作机关材料贵在坚持。在长期的材料写作过程中提高写作水平。机关公文、机关材料的写作，是一个综合训练和实践的活动，是对公文种类选择、公文格式运用、公文主题提炼、公文材料积累、公文结构安排、公文语言表达等的综合运用，长期坚持机关公文、机关材料的写作，这些方面的驾驭能力会自然而然地得到锻炼和提高。（四）写作任何文章都是在对自己从事工作的思考。9 文章都是有感而发，来源于实践，都是对工作的观察和思考，包括新闻、通讯、信息的写作也是这样，即便是写作诗歌、散文、小说也都如此。写作任何文章都是在对我们从事的工作进行思考，对做好我们的工作都是很有帮助的。（五）写作机关材料要用心写作。写作机关公文、机关材料，要认识和理解机关公文、机关材料写作的特点：从写作任务的来源来说，起草机关材料可谓“受领导之命，代机关立言”；从接收文件的对象来看，起草机关材料可谓“有特定读者对象，内容针对性强”；从主题内容的表述来看，起草机关材料可谓“事关公务活动，方针政策性强”；从完成任务的时间来看，起草机关材料可谓“刻不容缓，时限性强”；从整体的表达方式来看，起草机关材料可谓“讲究格式规范，不求标新立异”。根据上述机关公文特点分析，机关公文、机关材料写作，在行文目的、选用文种、表达方式、思想内容、语言规范、时间要求、制作程序等许多方面都具有突出特征和明确规范，只有用心思考，用心写作，自觉遵循机关公文、机关材料写作的这些特征，才能比较好地完成领导交给的材料写作任务。9'