a4.1.1体系文件编制导则 23页

'BHZB/HSE/A5.6.12/5中国石油集团渤海石油装备制造有限公司管理作业文件文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.1体系文件编制导则发行版本：A修改码：0编制人：肖都琴质量安全环保处主要领导审核：张久顺公司专业主管领导审定：郭孟齐批准人：郭孟齐2009－04－01批准2009－04－01实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布 BHZB/QHSE/A4.1.18/8发行版本：A修改码：0文件编码：BHZB/QHSE/A4.1.1页码：1/8体系文件编制导则1范围为统一规范公司QHSE管理体系文件的编制格式和内容要求，制定本导则。本导则规定了公司QHSE管理体系文件的编写格式、编码、内容和更改等方面的要求。本导则适用于公司QHSE管理体系的管理手册、程序文件、管理作业文件以及记录的编制。2术语和简略语本导则采用GB/T19000－2000、GB/T24001－2004、GB/T28001－2001和Q/SY1002.1－2007标准规定的术语。3职责3.1质量安全环保处是本导则的归口管理部门，负责制、修订本导则并组织实施。3.2各部门和各单位负责按本导则规定编制相应的体系文件。4管理内容4.1管理手册编制4.1.1封面：注明公司名称、质量（HSE）管理手册（分手册）、版本号、修改码等。a)管理手册封面格式见附录A；b)管理分手册封面格式见附录B；c)管理手册（分手册）版面大小均用A4纸，图表过大可用A3纸折叠装订。 BHZB/QHSE/A4.1.18/84.1.2目录：列出管理手册（分手册）各章的题目和页码。4.1.3前言：公司概况及管理手册（分手册）有关说明。4.1.4管理手册（分手册）正文：对各过程控制要求的描述和体系文件的引用。4.1.5附表：管理手册（分手册）的支持性文件。4.2程序文件和管理作业文件的编制4.2.1程序文件、管理作业文件的格式a)程序文件封面见附录C；b)程序文件首页见附录D；c)管理作业文件封面见附录E；d)管理作业文件首页见附录F；e)程序文件其它页加页眉线，上标文件编码、页数／总页数；f)管理作业文件其它页加页眉线，上标文件编码、页数／总页数；g)文件版面一律采用A4纸，图表过大可用A3纸折叠装订。4.2.2文件版本、修改码和编码发行版本：首版为A，以后换版为B、C、D……依次类推。修改码：未作修改时为0，以后修改变为1、2、3……依次类推。文件编码：这是体系文件的识别标记，一个文件只有唯一的一个编码。公司手册编码规则为：BHZB/QHSE／A101手册编号文件版本号文件类别公司代码 BHZB/QHSE/A4.1.18/8公司程序文件和管理作业文件编码规定为：BHZB/QHSE／A×.×.×管理作业文件顺序号程序文件顺序号管理标准中对应的章号文件版本号文件类别公司代码各单位QHSE分手册、程序文件和管理作业文件编码在上述公司编码办法在BHZB后加注各单位代码。如：BHZB/YJC/QHSE／A×·×·×GGZ钢管制造分公司YJC第一机械厂HSJ石油机械厂ZCJ中成机械制造有限公司ZCZ中成装备制造分公司XSJ新世纪机械制造有限公司CDJ承德石油机械有限公司SHS石化设备厂文件类别：质量手册用QM，HSE管理手册用HSE，质量管理体系专用程序文件用Q表示，HSE管理体系专用程序文件用HSE表示，共用的程序文件用QHSE表示。管理标准中对应的章节号：质量管理体系专用程序文件采用GB/T19001－2000的要素号，HSE管理体系专用程序文件采用Q/SY1002.1－2007的要素号，共用的程序文件采用GB/T19001－2000的要素号。4.2.3程序文件、管理作业文件的结构a)程序文件的结构 BHZB/QHSE/A4.1.18/81范围2术语和简略语3职责4程序内容5相关文件、记录5.1程序文件5.2作业文件5.3记录b)管理作业文件的结构1范围2术语和简略语3职责4管理内容5相关文件、记录5.1相关文件5.2相关记录4.2.4文件编制原则a)程序文件是对管理手册中某些条款的补充和细化，管理作业文件是对程序文件中某些条款的补充和细化，下一级文件必须与所支撑的上一级文件相对应，不能脱离上一级文件另行制定；b)能在管理手册中对所需控制的管理活动描述清楚，就不再编制程序文件；能在程序文件中对所需控制的管理活动描述清楚，就不再编制管理作业文件；能直接引用国家标准、行业标准、企业标准及技术文件对程序文件构成支持，也无需再开发管理作业文件；c) BHZB/QHSE/A4.1.18/8为便于特色技术信息保密工作的开展，管理作业文件内容仅描述对管理活动的控制，有关作业技术和行为的控制内容（如：操作规程、维护保养规程、作业指南、实施细则、技术参数标准等）纳入技术文件，由各单位自行控制管理；d)为便于操作和有益于指导管理活动，一个程序文件可以由多个管理作业文件、标准和技术文件进行支撑；e）文件的编制工作是对有关规章、制度的进一步完善、细化和规范整理工作，有关规章、制度的管理内容纳入管理手册（分手册）、程序文件、管理作业文件和“两书一表”后，相应的规章、制度应同时废除。4.2.5　程序文件、管理作业文件的编写内容a)范围简述制定该文件的目的、管理内容和适用范围。应使用如下引导语：为了……制定本程序（办法、规定或细则）。本程序（办法、规定或细则）规定了……。本程序（办法、规定或细则）适用于……。b)术语和简略语质量管理体系专用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用GB/T19000－2000标准规定的术语”；环境管理体系专用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用GB/T24001－2004标准规定的术语”；职业健康安全管理体系专用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用GB/T28001－2001标准规定的术语”；HSE管理体系专用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用Q/SY1002.1－2007标准规定的术语”。共用文件写明“本程序（办法、规定或细则）采用GB/T19000－2000、GB/T24001－2004、GB/T28001－2001和Q/SY1002.1－2007标准规定的术语”。如还有需要解释的术语和简略语应另起一行依次排列解释。专业术语可直接引用技术标准的术语，也可用文字进行描述。c)职责表述所述活动的归口管理部门及相关部门和下级单位的职责。 BHZB/QHSE/A4.1.18/8d)程序内容（管理作业文件称管理内容）表述该程序（管理作业文件）所控制的过程输入要求和过程控制的环节、内容、方法要求以及应达到的管理目标（过程输出）。在上述表述过程中应按PDCA循环的原理写明策划、实施、检查、总结和改进各个阶段中应做什么，谁来做，按什么顺序做，按什么标准做，做到什么程度，谁来检查或考核，留下什么记录，如果发生问题应采取什么措施等等。同时要处理好与其它过程之间的接口问题。管理作业文件要具体展开描述开展某项管理活动的具体步骤、方法和注意事项，内容必须有可操作性和可检查性。正文中引用相关程序文件、管理作业文件和标准时，文件编码在文件名称前，文件名称用书名号括起来，第二次及多次出现的同一文件可省略编码，只写文件名称，并用书名号括起来。正文中出现的记录按出现的顺序排号，第一个出现的记录顺序号为01，第二个出现的记录顺序号为02，依次类推。记录名称在前，用双引号引起来，记录编码在后，用括号括起来。第二次或多次出现的同一记录只写记录名称，省略记录编码。e)相关文件和记录用章节号分别列出实施本程序（办法、规定或细则）涉及的相关程序文件、管理作业文件、法律法规、标准及技术文件的编码和名称，以及需填写的记录编码及名称，并在文件后附以记录格式，记录按编码顺序进行排列。4.3记录的编制4.3.1记录编制要求a)程序文件和管理作业文件的编制部门或二级单位，应同时设计该文件的记录格式；b)记录多少由过程实施复杂程度和提供证据程度决定；c)记录的内容应做到项目明确、内容完整、数据齐全、简便、适用。 BHZB/QHSE/A4.1.18/84.3.2记录编制内容a)记录名称：简短明确反映记录对象；b)记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码，在记录左上角标出，记录编码规定见后图；c)记录编号：编号是某一种记录中每张记录的识别标记，由记录保存部门或各单位在记录右上角标出；若记录属于成册票据，印有流水序号，可视为记录编号，不另按上述规则编号；d)记录内容：按记录对象要求，确定编写内容；e)记录人员：指记录的填写人、会签人、审核人等；f)记录时间：按活动的时间填写，一般应写清年、月、日；g)记录单位名称：指公司机关部门或单位名称等；h)保存部门：在记录表格左下角注明该记录保存部门；i)保存期：在记录表格右下角注明该记录保存期；j)记录格式：记录版面规定用A4纸，少数表格A4纸不足以表达清楚时，可用A3纸折叠装订。专用票据等记录可按国家统一规定版面。记录编码规定：BHZB/QHSE×·×·×－××记录顺序号管理作业文件顺序号程序文件版本号、顺序号管理标准中对应的章号文件类别公司代码文件类别：质量管理体系专用记录用Q表示，HSE管理体系专用记录用HSE表示，共用的记录用QHSE表示。管理标准中对应的章节号：质量管理体系专用记录采用GB/T19001 BHZB/QHSE/A4.1.18/8－2000的要素号，HSE管理体系专用记录采用Q/SY1002.1－2007的要素号，共用的记录采用GB/T19001－2000的要素号。记录表格框架式样如下：渤海石油装备制造有限公司（记录名称）编码：BHZB/QHSE/×·×·×—××编号：×××此部分设计出记录栏目：如：记录内容记录单位记录人审核人注：栏目内容、格式由编制部门或二级单位自定保存部门：×××××　　保存期：×年5相关文件、记录5.1相关文件5.2相关记录 BHZB/QHSE/A4.1.18/8附录A-1：质量手册封面中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体2号）BHZB/QM/A101（黑体2号）质量手册（黑体小初）发行版本：A（仿宋4号）修改码：0编制部门：编制人：审定人：批准人：×－×－×批准(黑体4号)×－×－×实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布(黑体3号) BHZB/QHSE/A4.1.18/8附录A-2：HSE管理手册封面中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体3号）健康安全环境管理体系（黑体2号）管理手册（黑体小初）发行版本：A（仿宋4号）修改码：0编制部门：编制人：审核人：审定人：批准人：×－×－×批准(黑体4号)×－×－×实施中国石油集团渤海石油装备制造有限公司发布(黑体3号) BHZB/QHSE/A4.1.18/8附录B-1：质量管理分手册封面中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体3号）XXXX（文件编号）（黑体2号）质量分手册（黑体小初）发行版本：A（仿宋4号）修改码：0编制部门：编写人：审核人：批准人：×－×－×批准(黑体4号)×－×－×实施（各单位全称）发布(黑体3号) BHZB/QHSE/A4.1.18/8附录B-2：HSE管理分手册封面中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体3号）健康安全环境管理体系（黑体2号）管理分手册（黑体小初）发行版本：A（仿宋4号）修改码：0编制部门：编写人：审核人：批准人：×－×－×批准(黑体4号)×－×－×实施（各单位全称）发布(黑体3号) BHZB/QHSE/A4.1.18/8附录C：程序文件封面中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体小2号）程序文件（黑体1号）文件编码：BHZB/QHSE/A×·×（仿宋4号）────────────────────────────（程序文件名称）（黑体1号）发行版本：A（仿宋4号）修改码：0编制人：（归口部门名称）主要领导审核：审定人：批准人：×－×－×批准（黑体4号）×－×－×实施────────────────────────────（各单位全称）发布(黑体3号) BHZB/QHSE/A4.1.18/8附录D:程序文件首页发行版本：（仿宋小4号）修改码：（程序文件名称）（黑体2号）文件编码：页码：────────────────────────────1范围（宋体4号加黑）…（正文用仿宋4号）2术语和简略语…3职责…4程序内容…5相关文件、记录5.1程序文件（仿宋4号）5.2作业文件5.3记录 BHZB/QHSE/A4.1.18/8附录E：管理作业文件封面中国石油集团渤海石油装备制造有限公司（黑体小3号）管理作业文件（黑体1号）文件编码：BHZB/QHSE//A×·×·×（仿宋4号）（管理作业文件名称）（黑体1号）发行版本：A（仿宋4号）修改码：0编制人：（编写单位名称）主管领导审核：（归口部门名称）主管领导审核：审定人：批准人：×－×－×批准（黑体4号）×－×－×实施────────────────────────────（各单位全称）发布(黑体3号) BHZB/QHSE/A4.1.18/8附录F:管理作业文件首页发行版本：（仿宋小4号）(管理作业文件名称)（黑体2号）修改码：文件编码：页码：────────────────────────────1范围（宋体4号加黑）…（正文仿宋4号）2术语和简略语…3职责…4管理内容…5相关文件、记录5.1相关文件（仿宋4号）5.2相关记录'