办公自动化系统可行性研究报告 16页

'办公自动化系统可行性研究报告1引言1.1编写目的目前，广电（江苏省广播电视信息网络股份有限公司常州分公司）的工作方式主要是采用有纸化办公，这种方式效率低，浪费资源；为了提高公司员工办公的效率，减少不必要的浪费，该公司提出开发一个既能提高员工的办公效率，也可以节约资源的办公系统，即办公自动化系统。1.2背景软件系统的名称：办公自动化系统项目提出者：江苏省广播电视信息网络股份有限公司常州分公司项目开发者：常州伍杰科技软件有限公司软件使用者：江苏省广播电视信息网络股份有限公司常州分公司1.3定义以后遇到再补充1.4参考资料软件工程导论（第五版）清华大学出版社张海藩.IT项目开发与管理常州机电职业技术学院苏宝莉《基于INTERNET的管理信息系统》中国财政经济出版社曾凡奇林小苹邓先礼《信息系统开发方法》清华大学出版社1997年第一版姜旭平《软件工程》高等教育出版社1997年第一版齐治昌谭庆平宁洪《实用软件工程》清华大学出版社1997年第二版郑人杰殷人昆陶永雷16 2可行性研究的前提2.1要求A．功能：该系统采用模块化管理，分为以下几个模块：内部邮件系统，工作流程系统，档案管理系统，绩效考核管理系统，新闻管理系统。内部邮件主要用户公司内部员工及领导之间进行沟通、交流；工作流程主要用户员工及领导处理日常工作提供系统化管理，从有纸化向无纸化的转变；档案管理主要对公司重要的档案，或者其他重要文档进行管理，可以把某个文档进行共享，这样方便员工及领导的查阅，提高工作效率；绩效考核主要对公司中上层领导进行工作情况的考核；新闻管理系统主要对公司内部的通知、重要实事等信息向所有员工进行通报。B．性能：该系统主要是提高用户办公的工作效率，同时节约公司的资源。系统的实用性，可操作性，接口的开发和设计是建设的重点，应保证系统符合用户的需求，用户操作简单，接口的可扩展性和灵活性。C．输入：用户的账号，密码以及相应数据操作D．输出：能按要求在显示器上显示所需网页，根据用户不同的需求来实现公司的相关问文件以及新闻等内容；E．安全与保密：对于不同权限用户，设置不同权限，对重要数据可以考虑加密存储。考虑到数据保存，条件允许的情况下可以让系统定时自动保存，省去手工保存的繁杂程序。不同的用户信息不可以对外泄漏。用户所购买的商品能按时的准确送达。F．本模块由系统主界面调入，实现对公司员工对相关木块的控制和管理。G．完成期限：6个月H．基本处理流程：16 16 2.2目标以最低的成本，在最短的期限内开发出具有系统的运行与注册、邮件系统、公文系统、绩效考核等功能的办公自动化系统。（包括：人力与设备费用的节省；处理速度的提高；人员工作效率的提高）具体的要求如下：A.人力与设备费用的减少；B.处理速度的提高；C.控制精度或生产能力的提高；D.管理信息服务的改进；E.自动决策系统的改进；F.人员利用率的改进。2.3条件、假定和限制a．所建议系统的运行寿命的最小值：5年b．进行系统方案选择比较的时间：2011年3月c．经费、投资方面的来源和限制：厂商提供全部资金d．法律和政策方面的限制：必须遵守国家相关的法律法规，不得违反e．硬件、软件、运行环境和开发环境方面的条件和限制：操作系统：Windows2000；数据库类型：SQLserver；机器配置：CPU：P2000mmx以上，内存大于64M。f．可利用的信息和资源：相关的图书资料和网上可利用的资源g．系统投入使用的最晚时间：2011年10月2.4进行可行性研究的方法说明这项可行性研究将是通过调查的方法进行的，通过同公司高层领导以及专家具体协商理解的基础上，按照公司要求设计系统，当然也会参照一些比较好的系统。所建系统通过公司员工的反映来进行评价，具体的说就是先找一些公司员工体验一下，看是否符合他们的工作需求。16 2.5评价尺度费用：100000RMB各项功能的优先次序：内部邮件系统，工作流程系统，档案管理系统，绩效考核管理系统，新闻管理系统等等开发时间：6个月使用中的难易程度：中等3对现有系统的分析现有系统功能模块较少，并且功能实现的比较少；随着公司业的扩大，原先的系统不能满足需求，且为了精简公司的结构，提高办事效率，实现对分公司的统一领导，所以进行新系统的开发。3.1处理流程和数据流程身份认证办公系统的主页面相关功能新数据公司相关信息数据库公司相关信息数据库输出结果/网页统计汇总数据更新或添加本系统可以方便的连接公司领导、下属公司、企业员工多方信息，并且增加了邮件系统功能，更能方便公司内部之间的联系。16 3.2工作负荷公司工作人员的浏览、查询，邮发送接收等综合处理。工作量挺大。3.3费用开支运行现有系统所引起的费用开支：/列出由于运行现有系统所引起的费用开支，如人力、设备、空间、支持性服务、材料等项开支以及开支总额。/人力设备空间支持性服务材料维护人员操作人员服务器端客户端办公室软件使用咨询应用软件及其他两人3000/月八人800/月28000/台85000/台按照市场计提6万/年2万/年3.4人员采购人员：经济知识2人网站管理与维护人员：数据库，网络知识1人系统界面的设计：网页设计2人销售人员：电子商务1人配送人员：物流知识1人开发组成员：系统的开发4人开发组成员分工：序号姓名职责任务分配备注1鲍治项目管理对项目项目整体调度和分配，负责需求沟通与确认。2李强设计人员配置管理员对项目的整体开发框架的设计，编写概要设计及详细设计，配置管理。3李强开发人员系统主要编码开发4顾娟萍测试人员单元测试、集成测试16 3.5设备该系统的运行环境包括硬件环境和软件环境，是一个以Internet/Intranet为架构的平台。系统的总体结构如下图所示，分为五个层次：物理设备层网络支撑平台应用支持平台应用开发平台（各类开发工具）应用软件层第一层：是物理设备层，包括PC服务器、路由器、访问服务器、程控交换机、语音卡等。第二层：是网络支撑平台，用TCP/IP、PPP、HTTP、HTML、POP3和SMTP构成基本的网络及传输层，是网络操作系统管理环境与通讯平台。第三层：是图书管理系统的应用支撑平台，提供对上层应用系统的信息管理支持，包括数据库管理系统（MicrosoftSQLServer/ORACLE）、WindowsNT操作系统、MicrosoftInternetInformationServer4.0Web服务器系统。第四层：是应用开发平台，用于对信息的综合开发处理：利用Intedev、VB，HTML，DreamWaver3等。在数据库访问方面，利用ODBC技术建立对应数据库的数据源（DSN），采用ADO等技术访问和操纵数据库。第五层：为应用软件层，即图书管理系统应用软件。客户端计算机运行Windows98操作系统，以IE浏览器访问应用系统Web服务器。16 3.6局限性列出本系统的主要的局限性，例如处理时间赶不上需要，响应不及时，数据存储能力不足，处理功能不够等。并且要说明，为什么对现有系统的改进性维护已经不能解决问题。所建议的系统本系统大大改善数据处理速度，并且更加方便的对数据进行管理，同时可以减少人力资源的浪费，可以节约成本。增加相应得功能能够更好的服务员工，简化一些不必要的事情。4.1对所建议系统的说明新的系统增加了邮件系统以及绩效考核部分，可以更加方便公司的信息管理与交流，可以更好的提高效率，从而实现网络共享与公共监督作用。16 4.2处理流程和数据流程身份认证查询首页内能邮件系统模块身份验证条件档案管理模块绩效考核界面等新数据公司相关信息数据库公司相关信息数据库输出结果/网页统计汇总数据更新或添加4.3改进之处A.人力与设备费用的减少；减少了采购人员和物流的配送B.处理速度的提高；数据库更加完善C.控制精度或生产能力的提高；D.管理信息服务的改进；E.自动决策系统的改进；F.人员利用率的改进。4.4影响说明在建立所建议系统时，预期将带来的影响，包括：4.4.1对设备的影响只需添加低档计算机，如果条件允许可添加打印机方便查询打印成资料以供参考。16 4.4.2对软件的影响对现有软件不会产生冲突，对所使用的操作系统来说有很好的兼容性和稳定性。4.4.3对用户单位机构的影响需要短时间来熟悉新的系统，由于系统比较简单，不需要进行培训（原先公司操作员工比较熟悉）。4.4.4对系统运行过程的影响a．用户的操作规程；b．运行中心的操作规程；c．运行中心与用户之间的关系；d．源数据的处理；e．数据进入系统的过程；f．对数据保存的要求，对数据存储、恢复的处理；g．输出报告的处理过程、存储媒体和调度方法；h．系统失效的后果及恢复的处理办法。4.4.5对开发的影响a.为了支持所建议系统的开发，用户需进行的工作；b.为了建立一个数据库所要求的数据资源；c.为了开发和测验所建议系统而需要的计算机资源；d.所涉及的保密与安全问题。4.4.6对地点和设施的影响要有一间很好的办公室，有配置较高的计算机。16 4.4.7对经费开支的影响设计费用：30000RMB维护费用：50000RMB4.5局限性对于用户的兴趣不能让所有的人感到满意，我们只是针对大多数的公司员工而言的。4.6技术条件方面的可行性a．在当前的限制条件下，该系统的功能目标能达到；b．利用现有的技术，该系统的功能可以实现；c．对开发人员的数量和质量的要求并说明这些要求能够满足；d．在规定的期限内，本系统的开发能完成。5可选择的其他系统方案5.1可选择的系统方案1直接从国外购买：虽然是别人的成熟的方案，但是缺少灵活性，并不一定能够适合每一位厂商，而我们所设计的是按照厂商的要求直接设计的，更能符号商家的要求。5.2可选择的系统方案2沿用旧的方案：不能满足现状。16 6投资及效益分析6.1支出6.1.1基本建设投资a.房屋和设施：1000b.ADP设备：500c.数据通讯设备：5000d.环境保护设备：900e.安全与保密设备：400f.ADP操作系统的和应用的软件：2000g.数据库管理软件：30006.1.2其他一次性支出a．研究（需求的研究和设计的研究）：700b．开发计划与测量基准的研究：200c．数据库的建立：1000d．ADP软件的转换：200e．检查费用和技术管理性费用：400f．培训费、旅差费以及开发安装人员所需要的一次性支出：30000g．人员的退休及调动费用等：100006.1.3非一次性支出a．设备的租金和维护费用：3000b．软件的租金和维护费用：3000c．数据通讯方面的租金和维护费用：2000d．人员的工资、奖金：20000e．房屋、空间的使用开支：100016 a．公用设施方面的开支：900b．保密安全方面的开支：700c．其他经常性的支出等：200006.2收益6.2.1一次性收益说明能够用人民币数目表示的一次性收益，可按数据处理、用户、管理和支持等项分类叙述，如：a．开支的缩减包括改进了的系统的运行所引起的开支缩减，如资源要求的减少，运行效率的改进，数据进入、存贮和恢复技术的改进，系统性能的可监控，软件的转换和优化，数据压缩技术的采用，处理的集中化／分布化等：30000b．价值的增升包括由于一个应用系统的使用价值的增升所引起的收益，如资源利用的改进，管理和运行效率的改进以及出错率的减少等：20000c．其他如从多余设备出售回收的收入：100006.2.2非一次性收益说明在整个系统生命期内由于运行所建议系统而导致的按月的、按年的能用人民币数目表示的收益，包括开支的减少和避免：500006.2.3不可定量的收益逐项列出无法直接用人民币表示的收益，如服务的改进，由操作失误引起的风险的减少，信息掌握情况的改进，组织机构给外界形象的改善等。有些不可捉摸的收益只能大概估计或进行极值估计（按最好和最差情况估计）：50006.3收益／投资比求出整个系统生命期的收益／投资比值：100/21016 6.4投资回收周期求出收益的累计数开始超过支出的累计数的时间。6.5敏感性分析所谓敏感性分析是指一些关键性因素如系统生命期长度、系统的工作负荷量、工作负荷的类型与这些不同类型之间的合理搭配、处理速度要求、设备和软件的配置等变化时，对开支和收益的影响最灵敏的范围的估计。在敏感性分析的基础上做出的选择当然会比单一选择的结果要好一些。7社会因素方面的可行性7.1法律方面的可行性所有资料由提出方保管，合同确定违约责任政府，无论是中央政府还是地方政府，一般都用法律规定组织可以做什么，不可以做什么。例如：《合同法》，《消费者权益保护法》，《专利法》，《反不正当竞争法》等对所有企业的行为都做了限制。我们公司就设有自己的法律顾问，这是因为法规的影响不仅仅限于时间和金钱，它还缩小了管理者可斟酌决定的范围，限制了可行方案的选择。根据《中华人民共和国计算机软件保护条例》（1991年6月4日中华人民共和国国务院令第84号发布）（修改后的新条例2002年1月1日起施行）第九条可知：软件著作权人享有下列各项权利:(一)发表权,即决定软件是否公之于众的权利;(二)开发者身份权,即表明开发者身份的权利以及在其软件上署名的权利;(三)使用权,即在不损害社会公共利益的前提下,以复制、展示、发行、修改、翻译、注释等方式使用其软件的权利;(四)使用许可权和获得报酬权,即许可他人以本条第(三)项中规定的部分或者全部方式使用其软件的权利和由此而获得报酬的权利;(五)转让权,即向他人转让由本条第(三)项和第(四)项规定的使用权和使用许可权的权利。第十二条受他人委托开发的软件,其著作权的归属由委托者与受委托者签订书面协议约定,如无书面协议或者在协议中未作明确约定,其著作权属于受委托者。16 第十八条在软件著作权的保护期内,软件的著作权人或者其受让者有权许可他人行使本条例第九条第(三)项规定的使用权。著作权人或者其受让者许可他人行使使用权时,可以按协议收取费用。另外，软件权利的使用许可应当根据我国有关法规以签订、执行书面合同的方式进行。被许可人应当在合同规定的方式、条件、范围和时间内行使使用权。合同中未明确规定为独占许可的,被许可的软件权利应当视为非独占的。第二十二条因课堂教学、科学研究、国家机关执行公务等非商业性目的的需要对软件进行少量的复制,可以不经软件著作权人或者其合法受让者的同意,不向其支付报酬。但使用时应当说明该软件的名称、开发者,并且不得侵犯著作权人或者其合法受让者依本条例所享有的其他各项权利。该复制品使用完毕后应当妥善保管、收回或者销毁,不得用于其他目的或者向他人提供。第三十条除本条例第二十一条及第二十二条规定的情况外,有下列侵权利为的,应当根据情况,承担停止侵害、消除影响、公开赔礼道歉、赔偿损失等民事责任,并可以由国家软件著作权行政管理部门给予没收非法所得、罚款等行政处罚:(一)未经软件著作权人同意发表其软件作品;(二)将他人开发的软件当作自己的作品发表;(三)未经合作者同意,将与他人合作开发的软件当作自己单独完成的作品发表;(四)在他人开发的软件上署名或者涂改他人开发的软件上的署名;(五)未经软件著作权人或者其合法受让者的同意修改、翻译、注释其软件作品;(六)未经软件著作权人或者其合法受让者的同意复制或者部分复制其软件作品;(七)未经软件著作权人或者其合法受让者的同意向公众发行、展示其软件的复制品;(八)未经软件著作权人或者其合法受让者的同意向任何第三方办理其软件的许可使用或者转让事宜。第三十三条当事人不履行合同义务或者履行合法义务不符合约定条件的,应当依照民法通则有关规定承担民事责任。7.2使用方面的可行性使用本软件的人要有一定的计算机基础。8结论鉴于以上分析可知，该办公自动化系统开发项目不仅有巨大的经济效益，而且有巨大的社会效益。从而使我们深信该系统开发出来之后将获得巨大的成功！16 综上所述，该项目在技术、经济和社会效益上是完全可行的。16'