餐饮与饭店行业协会年会策划方案.docx 14页

'餐饮与饭店行业协会年会策划方案一、活动概述1、活动目的（1）对2014年协会发展成绩总结，以及制定2015年协会总体规划，包括新年度计划、方向、目标等。（2）表彰：2014年鄂尔多斯消费者最喜爱的“十佳诚信餐饮企业”、“十佳销售经理”、“十佳采购经理”、“十佳金牌厨师”、“十佳优秀服务员”，通过奖励方式，调动会员积极性，进一步提高餐饮行业整体水平与素质，宣传鄂尔多斯特色餐饮企业，丰富鄂尔多斯餐饮消费市场，进一步打造鄂尔多斯美食品牌。（3）加强协会与会员之间的互动交流，增强协会的内部凝聚力，加深会员对协会的感情，在同一舞台共同交流、联欢。2、活动主题鄂尔多斯市餐饮与饭店行业协会2014年度总结表彰暨2015年年会----转型发展、再创辉煌3、活动时间（1）年会策划及准备期：12月20日-1月20日l本阶段主要完成年会方案策划、通知发布、节目收集。（2）年会协调及进展期：1月20-2月1日l本阶段主要完成节目安排表、音响确定、物品购买。 （3）年会倒计时期：2月1-2月10日l本阶段主要完成礼仪小姐、主持人、节目单等全过程确定。（4）年会正式演出时间：3月15日4、活动地点：东胜区铁牛国航大酒店4楼5、参加人员：餐饮协会会员、餐饮协会工作人员及特邀嘉宾，总计300人。6、主办单位：鄂尔多斯市餐饮与饭店行业协会承办单位：赞助单位：一、活动策划1、年会节目要求：向各个会员单位收集、选拔节目，共筛选11个节目歌曲类：（1）喜庆、祥和、热烈的歌曲；（2）青春、阳光、健康、向上；舞蹈类：（1）积极向上、寓意深刻的艺术性舞蹈；（2）具有时代气息的创意性舞蹈。（3）喜闻乐见的街舞、现代舞、健美操、武术等；（4）相关歌曲的伴舞。曲艺类： （1）喜庆、热闹反映生活的的相声、小品；（2）经典的传统曲艺类节目（戏曲、话剧、评书等）；（3）其它类型的曲艺节目（乐器类）。2、活动流程设计14:00—15:00迎宾签到在一楼大厅布置红地毯，放置协会宣传指示牌，安排2位礼仪接待人员，在四楼大厅位置设置签到。l签到处布置：1）、一张桌子上面铺上红布，提前准备签到簿，抽奖箱和抽奖便条、黑色中性笔一盒备用2）、酒店布置美观大方3）、签到处放置协会宣传指示牌，4）、设定相应的工作人员和礼仪人员进行签到14:30-15:00嘉宾入席，背景暖场音乐（飨宴）l会场布置：1）、桌椅布置安排分按照就餐摆放圆桌，摆放茶、饮料、矿泉水，领导嘉宾桌摆放台签2）、讲台摆放装饰花与话筒3）、会场周边墙装饰布置（礼仪公司负责：彩色气球等）4）、设定相应的工作人员和礼仪人员进行相关的接待5）会场门口布置红地毯15:00-15:20开场 主持人上场开场白，介绍领导及嘉宾15:20-15:50协会2014年工作总结报告会长做2014年工作总结报告15:50-16:10领导致辞邀请嘉宾代表致辞16:10-16:50优秀表彰1、表彰：2014年鄂尔多斯消费者最喜爱的“十佳诚信餐饮企业”、“十佳销售经理”、“十佳采购经理”、“十佳金牌厨师”、“十佳优秀服务员”2、十佳诚信餐饮企业代表发言、十佳销售经理代表发言16:50-17:00会议结束语17:00-18:30文艺演出（期间安插抽奖及颁奖环节）主持人上场开场白节目列表：节目一：节目二：节目三：三等奖抽奖及颁奖环节节目四：节目五：节目六：二等奖抽奖及颁奖环节 节目七：节目八：节目九：一等奖抽奖及颁奖环节节目十：节目十一：l舞台布置：1）、舞台背景播放PPT（协会理念、协会照片）2）、舞台四周墙壁挂烘托气氛的装饰（礼仪公司负责）3）、主持讲台放装饰花与话筒3）、舞台整合音响、射灯、追光、烟雾、影象播放，展现绚丽效果（礼仪公司负责）4）、布置红地毯，获奖人踏过红地毯来颁奖台领奖l奖品设置：一等奖奖品：获奖人数：1人二等奖奖品：获奖人数：3人三等奖奖品：获奖人数：5人18:30—20:30晚宴时间21:00活动结束人员退场 3、活动工作安排活动总指挥：段铁牛活动执行总负责人：叶长宝活动组委会下设6个工作小组，分别为宣传制作组、礼仪组、节目组、场地组、后勤组、安保组。各组人员组成及职责分工：宣传制作组：组长：待定组员：待定（1）负责活动期间协会的内、外宣传工作（微信公众平台、网站）。（2）邀请参会人员、媒体。（3）活动现场的摄影、拍照。（4）协会宣传指示牌制作、条幅、台签、演出流程表、奖牌、奖杯、证书制作。（5）餐饮协会宣传片PPT的制作。（6）活动后期宣传制作（微信公众平台、网站）。工作要求：（1）负责好宣传与邀请工作（2）提前与酒店对接，做好彩排的准备工作（需酒店配合的工作）（3）按时完成资料的制作发放工作。礼仪组：组长：待定 组员：待定（1）礼仪接待、签到的引导及管理等工作。（2）奖品的管理与发放。（3）领导参加活动期间的引领工作。工作要求：（1）做好1楼的接待工作。（2）做好领导上台的引导工作，与节目组做好对接，了解活动流程，确定领导上台的时间、上台地点。（3）做好签到及嘉宾题词的引导。（4）做好奖品的管理与发放。（5）举止得体，面带微笑节目组：组长：待定组员：待定（1）负责音响、灯光、配乐、PPT播放。（2）负责节目的选拔、拟定，节目的彩排。（3）负责节目主持人的开场白和串场词的撰写。（4）活动演出的统筹规划。工作要求：（1）提前与领导对接，做好领导参加活动环节的细节安排工作。（2）控制晚会整体时长，做好各节目的衔接，避免冷场（上场紧凑），使晚会最终推向高潮。 （3）安排好演出时演员上台、退场的秩序管理工作，专人负责（演员同时献台）。（4）安排好节目所需背景音乐、背景视频播放，灯光效果等与演出相关工作。（避免音乐出现张冠李戴现象）场地组：组长：待定组员：待定（1）负责酒店的预定工作。（2）负责会场的布置工作。（3）负责场外的布置工作。（4）负责舞台布置等其他工作。（5）负责活动现场各工作小组工作情况的检查、督促工作。工作要求：按要求做好现场的布置及现场各小组工作情况的督导。后勤组：组长：待定组员：待定（1）负责烟、酒、饮料的管理准备工作。（2）现场桌椅摆放、人员座次安排等工作事宜。（3）负责活动现场餐饮的管理工作。（4）道具等所需物资的采购。工作要求：（1）做好领导的座次安排。 （2）各单位座次安排划分区域，做好拼桌安排。（3）专人与酒店对接，掌握好上菜时间，对出现的问题及时处理。（如饭菜问题）（4）做好饮料、烟酒的发放、回收。（5）领导退场的安排，专人负责迎送。安保组：组长：待定组员：待定（1）负责活动现场安全保卫工作。（2）活动现场秩序维护工作。（3）负责退场疏散工作。工作要求：重点做好现场安全及秩序管理工作，防止意外发生。（因酒后滋事者由所在单位负责处理）注意事项：（1）、各工作组在工作期间如遇解决不了的问题及时向活动组委会汇报并协商解决；（2）、各组工作人员保证手机24小时开通。（3）、各组之间互相做好配合沟通工作，严格按照责任分工，制定详细的工作计划，责任到人、落实到位，确保晚会演出安全顺利完成。4、活动经费预算 总预算：40000-50000元l本次年会活动所需支持的费用预算，一定要有董事长的明确批复。l各项环节都要有专人负责，各项费用也要落实到人。l各项支出都要有明确的票据。（1）礼仪公司费用：预计3000元到5000元Ø2个主持人、6个礼仪Ø服装、化妆Ø音响、灯光Ø舞台背景、会场墙布置Ø摄像及后期回顾光盘制作费用（2）条幅、台签、红地毯费用：预计500元Ø条幅10米预计100元Ø台签20个预计200元Ø红地毯预计200元（3）宣传指示牌、抽奖箱、抽奖便条、签到簿费用：预计200元Ø协会宣传指示牌预计100元Ø抽奖箱：预计30-50元Ø抽奖便条自己制作Ø签到簿：预计50元（4）抽奖奖品、奖牌、奖杯、证书费用：预计5300元Ø 抽奖奖品一等奖1名预计1000元，二等奖3名预计1500元，三等奖5名预计1000元Ø奖牌10个预计：预计500元Ø奖杯30个预计：预计900元Ø证书40个：预计400元（5）晚餐、烟酒、茶水费用：定26桌备4桌预计30000元5、赞助商招商标准赞助标准1：价值10000元的赞助，现金赞助不低于8000元（预计招商2家）回馈：1、免收2015年全年会费2、协会宣传牌标明赞助单位、年会现场特别鸣谢3、在餐饮协会的网站和微信公众平台做一年企业宣传，一个月至少发3条，宣传内容由企业自行提供赞助标准2：价值5000元的赞助，现金赞助不低于3000元（预计招商2-3家）回馈：1、免收2015年半年会费，2、年会现场鸣谢，3、在餐饮协会的网站和微信公众平台做半年企业宣传，一个月至少发3条，宣传内容由企业自行提供赞助标准3：价值3000元的赞助（预计招商3-5家）回馈： 1、免收2015年半年会费，2、年会现场鸣谢，赞助标准4：价值1000元的赞助（预计招商3-5家）回馈：1、年会现场鸣谢2、在餐饮协会的网站和微信公众平台做半年企业宣传，一个月至少发3条，宣传内容由企业自行提供6、媒体邀请鄂尔多斯日报鄂尔多斯晚报鄂尔多斯广播电视报鄂尔多斯广播电视台东胜区新闻中心内蒙古法制报三、活动管理1、签到管理Ø嘉宾由礼仪小姐迎宾，嘉宾走过红毯，走进会场Ø在会场入口布置专用签到桌，嘉宾在签到处签字留影Ø嘉宾签到之后填写抽奖便条（姓名、电话）Ø在醒目位置放置协会宣传指示牌2、人员管理（1）来宾管理： 有专人负责接送指引工作有专人负责人员分流及签到工作（1）主持人管理：要求服装得体，面带微笑安排好主持人串词，提前彩排要求主持人可以调动全场气氛（2）演员、乐队、礼仪管理：演员、礼仪服装统一，面带微笑提前彩排，发出演出流程（3）AV及灯光技师管理：提前测试好所有设备发出演出流程，配合每个环节的效果（4）摄影摄像管理：提前培训，提出要求3、会场及餐区管理Ø保持整体秩序及流程顺利进行，协调现场人员，控制好会场氛围Ø有序引导来宾就座，保证每个人都有座位，预留出相应的VIP座位区域Ø有序安排来宾用餐，保证用餐区域清洁4、后期工作Ø摄影图片整理成册Ø提供年会活动剩余资料、礼品的清单 Ø提供年会活动总结报告，从背景分析、策划和实施各方面进行全面细致的总结分析成功与不足Ø制作多媒体回顾光盘四、应急预案1、会场Ø场地考察，安排专人与现场协调，提前了解会场情况Ø规划时，注意防火应急通道Ø保证会场秩序及用餐安全Ø设立应急小组2、AV部分Ø现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动开场前、开场后进行多次检查，以确保所有设备良好的运转Ø活动进行中对所有文件同时在两台电脑上备份，以防现场一部出现问题马上可切换到另一部Ø话筒至少备2-3个，防止现场音效等有问题3、彩排Ø彩排时所有演员和主持人均需到场参加，服装要求统一Ø在活动当日上午及下午分别对整体流程进行多次完整彩排'