首届中山大学项目管理案例分析大赛计划书.doc 29页

'2012年首届中山大学项目管理案例分析大赛计划书目录一、项目概述活动简介1任务和目标1可行性分析1主办方与承办方2二、项目范围管理项目工作范围界定2项目范围管理计划3工作分解结构图（WBS）3三、项目时间管理项目阶段划分及工期4项目任务清单5项目网络图6四、项目成本管理项目资源需求分析8成本估计93 五、项目人力资源管理架构与职能11绩效评估13团队建设13六、项目沟通管理项目沟通管理过程14沟通计划编制15小组之间的沟通范围16沟通管理计划16信息发布17绩效报告17项目关系人管理18管理收尾18改善沟通管理的方法18七、项目质量管理质量需求分析及质量管理计划19质量问题因果分析20质量控制及提高质量的途径21八、项目采购管理采购原则23采购方式23物资采购与租借233 九、项目风险管理风险管理计划24项目风险清单243 一、项目概述活动简介：2012年首届中山大学项目管理案例分析大赛，由中山大学主办，中山大学岭南学院承办，力求培养学生创新性，独立性，自主性的思考，力求搭建理论与实践相互联系和促进的平台，同时借此机会评估中山大学学生在本科和研究生阶段的学习和实践中所获得的知识，技能和素质。对外，则力图展示中山大学的综合实力，展示中山大学学生的综合能力和精神风貌，传承弘扬“开放务实”的文化传统，以更宽广的视野促进学校新的发展。任务和目标：首届中山大学项目管理案例分析大赛主要的任务和目标是：1.组织动员中山大学学生积极参与，以便充分培养学生的独立思考能力，提升对现实社会的适应能力，加强心理素质。2.通过案例分析大赛，评估各参赛队伍的综合能力，为学生今后的职业发展提出有意义的指导性建议。3.通过此次比赛，展示中山大学的综合实力和风貌，以更宽广的视野促进学校的发展。可行性分析：1.策划能力内容简洁，架构清晰和目的明确的项目管理对于一个全校性的案例分析大赛的成功实施是一个必要保证。项目管理策划的实施途径是：明确定义项目（即本次案例分析大赛）的具体内容，讨论并确定相关任务的具体工作方法，对工作任务进行细分，对任务所需资源进行评估，并参考时间要求，制定出详细和切实可行的项目总体实施计划（进度、资源）、以及各实施小组的详细实施计划书等；2.组织能力中山大学学生会，是中山大学最大的学生社团，并且在学校内部具有极强的影响力和权威，具有完善的组织架构和制度，主办过数不胜数的精彩学术，实践，体育，文化等各种活动，而承办方中山大学岭南学院在2010年通过了AMBA和EQUIS国际认证，成为国内第二家获得AMBA和EQUIS双认证的商学院，也是华南地区首个通过EQUIS认证的商学院，具有极强的学术研究能力和师资力量，是本次案例分析大赛的重要支撑。3.资金能力26 资金是支持本次项目顺利进行直至完美闭幕的最为重要的因素。由于本次大赛由中山大学举办，旨在提升学生的综合素养，所以中山大学团委办公室提供了此次大赛所需的大部分资金，同时由于此次案例分析比赛具有较大的影响力，所以也得到了赞助方的资金支持，中山大学学生会具有强大的外联团队，可以在短时间内争取最多的资金支持。主办方与承办方：主办方：中山大学承办方：中山大学学生会，中山大学岭南（大学）学院二、项目范围管理此项目的工作范围包括首届中山大学项目管理案例分析大赛的策划、组织、协调和宣传工作。（一）项目工作范围界定1．准备工作阶段完成本次大赛的活动策划书并交由学院团委和学校团委审批，筹措活动的相关经费，邀请并确定初赛、复赛、决赛的评审专家。2．宣传阶段制作活动的横幅海报，通过网上宣传和摆台宣传方式在全校范围进行大范围的宣传，并通过与各院系学生负责人联系进行宣传。3．报名阶段回收通过网上及现场进行报名的报名表，统计参赛团队信息并发与参赛团队进行确认。4．初赛阶段回收参赛团队的项目计划书，联系评审委员进行评分并进行统计，公布最终进入复赛团队名单，短信祝贺进入复赛的参赛团队并说明活动后续安排。5．复赛阶段26 公布复赛案例，并于规定时间回收各参赛团队复赛题目的案例分析材料，交由评审团队进行评分，统计评委分数并公布进入决赛团队名单。短信祝贺进入决赛的参赛队伍并对未进入决赛队伍发送纪念品。6．决赛阶段根据活动的实际情况，完善决赛部分的策划。申请决赛场地，通知进入决赛队伍决赛时间地点，邀请决赛评委、嘉宾。确定决赛主持人及工作人员的分工，进行活动现场的布置及掌控。（二）项目范围管理计划1．项目范围管理权力分配岭南学院团委是项目范围管理的最终决策机构。项目经理是范围管理的协商分析机构。各活动项目小组负责人、团委干事可以就现实情况提出变更提议。2．项目范围管理变更的主要可能情况Ø时间变更：由于场地使用情况、评委评审时间、嘉宾出席、情况等原因，需要对比赛结果公布时间及决赛时间进行调整。Ø人员变更：由于人员健康、突发事项、时间冲突等原因，出现人员减少情况。Ø成本变更：由于赞助不及时或数额不足需临时调节预算开支。3．项目范围变更管理项目范围管理的基本流程为：（1）出现范围变更触发事件。（2）团委成员报予项目经理。（3）项目经理分析变更带来的各方影响，并生成解决方案。（4）由项目经理决策，确定对策并报予学院组委会。（5）项目经理将对策发布给相关项目组长。（三）工作分解结构图（WBS）WBS编码任务名称1准备阶段1.1活动策划1.2活动赞助26 1.3邀请评委2宣传阶段2.1海报、横幅制作2.2海报、横幅张贴2.3摆台宣传2.4网络宣传2.5通知各院系3报名阶段3.1回收报名表3.2统计参赛团队4初赛阶段4.1项目计划书回收4.2发给评委评审4.3统计初赛成绩4.4公布复赛名单5复赛阶段5.1评委给出复赛题目5.2发出复赛通知和题目5.3回收复赛书面回答5.4评委复赛评审5.5统计复赛成绩5.6公布决赛名单5.7发送复赛纪念品6决赛阶段6.1申请决赛场地6.2邀请决赛评委、嘉宾6.3邀请决赛主持人6.4确定礼仪、工作人员6.5发出决赛通知6.6布置决赛场地6.7决赛6.8决赛后其他活动三、项目时间管理（一）项目阶段划分及工期根据WBS清单以及活动逻辑关系，我们构建出活动的顺序关系。26 同时，由于工作任务的持续时间具有不确定性，因此，我们估算了活动完成的大致时间。如下：项目阶段估计工期准备阶段2012.11.1——2012.11.7宣传阶段2012.11.4——2012.11.14报名阶段2012.11.8——2012.11.15初赛阶段2012.11.16——2012.11.26复赛阶段2012.11.27——2012.12.12决赛阶段2012.12.8——2012.12.16（一）项目任务清单根据以上的项目阶段划分及工期，我们具体到各项工作细目的开始及结束时间，并指定相应的负责人以进行监督并确保活动的顺利进行。任务编码工作细目开始时间结束时间持续时间负责人1准备阶段2012.11.12012.11.77dA,C1.1活动策划2012.11.12012.11.33dA1,A21.2活动赞助2012.11.42012.11.74dC1,C2,A31.3邀请评委2012.11.42012.11.74dC3,A42宣传阶段2012.11.42012.11.1411dB,C2.1海报、横幅制作2012.11.42012.11.63dB1,B22.2海报、横幅张贴2012.11.72012.11.71dB3,A1,A22.3摆台宣传2012.11.82012.11.103dB1,B2,B3,A32.4网络宣传2012.11.82012.11.147dB1,B2,B32.5通知各院系2012.11.82012.11.92dC33报名阶段2012.11.82012.11.158dD,C3.1回收报名表2012.11.82012.11.147dD1,C1,C23.2统计参赛团队2012.11.152012.11.151dD1,C34初赛阶段2012.11.162012.11.2611dD,A4.1项目计划书回收2012.11.162012.11.216dD2,A1,C14.2发给评委评审2012.11.222012.11.241dD24.3统计初赛成绩2012.11.252012.11.251dD3,A24.4公布复赛名单2012.11.262012.11.261dD3,A35复赛阶段2012.11.272012.12.1216dD,A,C5.1评委给出复赛题目2012.11.272012.11.282dD1,C25.2发出复赛通知和题目2012.11.292012.11.291dD1,C25.3回收复赛书面回答2012.11.302012.12.67dD4,C3,A35.4评委复赛评审2012.12.72012.12.104dD45.5统计复赛成绩2012.12.112012.12.111dD5,A25.6公布决赛名单2012.12.122012.12.121dD5,A226 5.7发送复赛纪念品2012.12.122012.12.121dD5,C16决赛阶段2012.12.82012.12.169dB,C,E6.1申请决赛场地2012.12.82012.12.81dE1,C16.2邀请决赛评委、嘉宾2012.12.82012.12.103dC1,E26.3邀请决赛主持人2012.12.82012.12.103dC2,E26.4确定礼仪、工作人员2012.12.82012.12.103dA1,E36.5发出决赛通知2012.12.132012.12.131dE46.6布置决赛场地2012.12.142012.12.152dE1,E2,E3,E46.7决赛2012.12.152012.12.151dE1,E2,E3,E46.8决赛后其他活动2012.12.162012.12.161dE1,E2,E3,E4（一）项目网络图1．单代号网络图26 申请决赛场地6.11决赛开始69发出决赛通知6.51邀请决赛评委，嘉宾6.23邀请决赛主持人6.33确定礼仪，工作人员6.43决赛后其他活动6.81决赛6.71布置决赛场地6.622．项目里程碑任务/日期11.711.1411.1511.2612.1212.16准备完成▲宣传完成▲报名完成▲初赛完成▲复赛完成▲决赛完成▲图中所示的是整个项目的里程碑时间。活动策划是一份简要的活动执行书；学校和学院将为项目案例大赛的筹办提供资金支持；备齐物资是前期准备中的最重要工作；大力密集的宣传将提高本大赛的关注度；本次大赛则是项目的核心内容。3．项目甘特图26 四、项目成本管理（一）项目资源需求分析1.资源计划所依赖的数据历史数据：根据以往经验，预计案例大赛的费用介于8000元到9500元之间，又由于通胀的影响，物价上升，预计成本要比以往稍高。26 人力资源估计：根据以往经验以及现有工作人员的组合，估计出相应每个子项目的工时与人数。大赛各阶段工时及各项物资成本：人力资源负荷图：（二）成本估计1．费用估计所依赖的数据根据学校附近的文体店的价目单，估计相应物品的单价，对于不能在附近文体店购得的物品，根据市场上公允价值估计。2．成本控制成本负荷图26 成本累计图成本控制制度：a．预算必须得到学院的审批；b．费用在100以内的，实际价格在计划价格变动5%以内，可以由相关组员根据预算表进行购买；c．费用在100以内的，实际价格在计划价格变动5%以外，需得到相关负责老师批准；d．费用在100以上的，实际价格在计划价格变动5%以内，需得到相关负责老师批准；e．费用在100以上得，实际价格在计划价格变动5%以外，需得到学院批准。26 五、项目人力资源管理（一）架构与职能1．前期准备分工：2．项目责任分配矩阵▲负责●辅助○审核组别任务项目经理组长组员策划组总策划○▲●决赛策划○▲●宣传组海报横幅设计○▲海报横幅张贴▲摆台宣传▲网络宣传▲摄影录像○▲活动宣传稿○▲●外联组邀请评委●▲活动赞助▲●通知各院系▲联系评委初赛评审●▲联系评委复赛赛评审●▲联系评委出席决赛●▲邀请决赛嘉宾●▲邀请主持人▲前期比赛组回收报名表○▲统计参赛队伍▲26 项目计划书回收▲统计成绩并公布复赛名单○▲●发出复赛通知▲回收复赛材料▲统计成绩并公布决赛名单○▲●发送复赛纪念品▲决赛组申请决赛场地▲发出决赛通知▲确定礼仪、工作人员▲布置决赛场地○▲●接待评委、参赛团队▲●决赛现场控制▲●3．项目负责人及职责各策划小组负责人、组员及其主要职责见下图：组名负责人及组员主要职责策划组负责人：A组员：A1，A2，A3，A4与各协作单位联系并确定最终获奖团队的奖金与奖励的设置以及各类奖项的设置、分布制定创业计划书的评分细则和设计初赛成绩的权重回收、统计最终的各团队创业计划书并按创业模式分类统计完成各校参赛团队的最终初赛权重成绩审定项目总体进度计划，指导项目的培训和实施对项目总费用的预算、审定和决策宣传组负责人：B组员：B1，B2，B3，活动相关海报、横幅制作活动网上及摆台宣传与媒体进行沟通，及时公布活动的相关信息，跟进活动效果的宣传。外联项目组负责人：C组员：C1，C2，C3邀请中山大学各院系参加首届项目管理案例分析大赛并确认最终参赛团队的数量邀请专家学者及项目经理参加评分工作并决定最终的评委名单26 把项目计划书按照分类寄发给各评委，并控制评委的评分时间，确保各参赛团队的成绩在规定时间内统计完成邀请学校、学院领导、各界知名人士和各协作单位参加决赛现场前期比赛组负责人：D组员：D1，D2，D3，D4，D5主要负责报名、初赛及复赛环节报名阶段主要是回收报名表及报名信息统计初赛阶段主要是回收项目计划书，统计评委成绩，公布复赛名单；复赛阶段主要是公布复赛题目，回收复赛材料，统计评委成绩，公布复赛名单，并发送复赛纪念品。决赛组负责人：E组员：E1，E2，E3，E4策划首届项目管理案例分析大赛决赛方案组织参加决赛的各支队伍、评委颁奖嘉宾决赛现场的控制（二）绩效评估自评/他评序号评价指标权重评价等级与得分加权得分优异5良好4好3合格2较差11主动性20%2执行力30%3合作精神20%4沟通协调15%5思考能力15%绩效评估分两次，第一次在前期准备进行中，第二次在活动结束后的一个星期内。第一次为自评，第二次为他评，组员由组长评估，组长由项目经理进行评估。针对上述绩效评估的结果，对工作表现突出的组长和干事作出奖励。分别对每个组绩效评估得分最高的的组长和干事分别评予“优秀组织者”和“优秀干事”。（三）团队建设1、沟通面对面沟通：项目开展后每周会有定时聚餐，讨论遇到的问题及商量对策；26 网络沟通：通过QQ等聊天工具，把每天更新的情况进行汇总报告，让团队都掌握最新信息。2、故事在开展项目后，会给团队中的人员庆生，会通过网络宣传团队中发生的感人事迹。3、有形信条每次活动有共同的服装，共同的手势，以及共同的口号。4、语言通过对团队的命名以及团队的口号，形成共同的语言。六、项目沟通管理项目沟通管理就是要保证项目信息及时，正确地提取，收集，传播，存储以及最终进行处置，保证项目信息畅通，提供了成功所需的人，思想和信息之间的重要联系。为确保本次案例分析大赛的顺利进行，信息的畅通及时传递，大赛组织者对项目的沟通管理进行了详细，切实可行的梳理和完善。项目沟通管理是由沟通计划编制、信息发布、绩效报告、管理收尾四部分组成。（一）项目沟通管理过程沟通管理七要素：（编码）媒介（解码）信息源接受者反馈沟通途径项目沟通管理过程：26 （二）沟通计划编制在比赛正式进行之前，确定项目关系人等信息和沟通需求：何人，在何地，在何时，需要何种信息，以及信息提供的方法，并设计项目沟通计划表。1.沟通需求分析项目沟通中所需的信息通常包括：项目组织机构图，项目组和关系人的职责报告关系，项目中涉及的学科，部门和专业，项目后勤支持，内部信息需求（组织内部的沟通），外部信息需求（与赞助商的沟通），关系人信息。相关利益人分析：利益相关人沟通需求沟通技术沟通方法沟通频率接口人Ø利益相关人：组织外部环境中受组织决策和行动影响的任何相关者，在本次案例分析大赛中，主要包括中山大学，中山大学学生会，中山大学岭南学院，参赛者，赞助商等等；Ø沟通需求：案例分析大赛内部的运作问题，项目组之间的协调问题，突发状况的解决问题；Ø26 沟通技术和方法：通常在对信息需求的紧迫性（实时信息还是定期发布的项目报告），沟通技术是否到位（是否满足需求，是否需要改进），预期的项目人员（人员是否需要进行培训和学习），项目时间的长短（沟通技术是否在项目结束前有变化的可能性），项目环境（面对面交流，还是虚拟的环境）等方面影响项目的进行，本次大赛由于项目较小，故采取电话、飞信、QQ以及邮件等方式进行沟通，口头汇报与书面汇报相结合；Ø沟通频率：视不同项目组的自身情况而定，但需保证至少进行及时的沟通；在项目进行中，各项目组间的沟通是最为根本的的，很大程度上决定了项目进行顺利与否，但是也需要注意各项目组间的沟通内容，沟通范围等是有很大差异的，因此采用项目沟通矩阵的方式阐述内部沟通。（三）小组之间的沟通范围在项目进行过程中小组之间的沟通是必不可少的，同时各小组间的沟通范围也是不同的，下面我们将采用项目沟通矩阵的方式进行阐述。项目沟通矩阵（沟通对象）沟通对象项目组策划组外联组宣传组前期比赛组决赛组策划组√√√√外联组√√√√宣传组√√√√前期比赛组√√√√决赛组√√√√项目沟通矩阵沟通对象项目组策划组外联组宣传组前期比赛组决赛组书面√√√√√口头√√√√√每天每周√√√√按需√√√√√会议√√√√√电话√√√√√QQ√√√√√飞信√√√√√邮件√√√√√（一）沟通管理计划26 沟通管理计划的主要内容包括：如何收集不同类型的信息，信息流转渠道，信息发布方式，信息格式与内容，信息的时间频度要求，沟通管理计划更新的方式。（1）确定沟通管理计划，根据不同项目组制定合适的沟通计划，明确沟通内容和注意事项，做好沟通进度的监督工作，促使成员自觉服从管理安排；（2）项目组成员要明确项目的沟通目标。在此次比赛院项目中，目标是加强项目组成员与项目组负责人、项目组之间、项目组与学校，赞助商等的沟通，促使问题得到及时且有效地解决；（3）明确沟通方式和频率，确保项目组渠道畅通及时传达信息。学生沟通的渠道主要是口头沟通和飞信、QQ以及邮件等形式的书面汇报等；（五）信息发布信息发布指把所需要的信息及时提供给项目利益相关者,包括实施沟通管理计划,以及对突发状况的信息方面的要求作出反应.1.信息发布:依据沟通管理计划2.信息发布:工具与技术（1）沟通技能沟通技能作为一般管理技能的组成部分,用于交换信息.（2）信息收集和检索系统信息可通过多种方式收集和检索,例如电子数据库、项目管理软件等（3）信息发布系统信息发布指在项目整个生命周期内，即时收集信息并与项目利益相关者共享信息，将信息发布给利益相关者。项目信息发布方式包括会议，电子通信与会议工具，项目管理电子管理工具3.信息发布：成果（1）组织过程资产（更新）经验教训记录，项目记录，项目报告，项目演示介绍，利益相关者的反馈，利益相关者通知。（2）请求的变更　　信息发布过程的变动会引发对项目管理计划和沟通管理计划进行相应的修改。通过整体控制变更过程对提出的项目管理计划及其从属计划变更进行审查和处理。（六）绩效报告26 　　绩效报告涉及绩效信息的收集和公布，以便向项目干系人提供有关资源如何利用来完成项目目标的信息。绩效报告一般应提供关于范围、进度计划、成本和质量的信息。要做好绩效报告，就必须选择合理的绩效报告的工具和技术（绩效审查、偏差分析、趋势分析、挣值分析），使绩效报告与项目的实际情况最接近。绩效报告流程工作图（七）项目关系人管理关系人管理是指对项目关系人需要、希望和期望的识别，并通过沟通上的管理来满足其需要、解决其问题的过程。项目关系人管理将会赢得更多人的支持，从而能够确保项目取得成功。项目关系人管理是对沟通进行管理，以满足项目关系人的需求并与项目关系人一起解决问题。对项目关系人进行积极管理，可促使项目沿预期轨道行进，而不会因未解决的项目关系人问题而脱轨。同时进行项目关系人管理可提高团队成员协同工作的能力，并限制对项目产生的任何干扰。通常，由项目经理负责项目关系人管理。（八）管理收尾　　管理收尾包含项目结果文档的形成，包括项目记录的收集、对符合最终规范的保证、对项目的成功、效果及取得的教训进行分析、以及这些信息的存档以备将来使用。管理收尾活动不能等到项目结束才进行，项目的每个阶段都要进行适当的收尾，保证重要的、有价值的信息不流失，另外，组织者如学生会成员的技能应该得到更新，以反应新的技能和熟练程度的提高。　　　　只有认识到项目沟通的重要性，才会做好项目沟通管理计划。有了好的项目沟通计划，只有执行好计划，才能发挥他的作用，才会顺利地实现项目目标，才会对项目沟通管理的重要性有更深一层的认识，才会在以后的项目中继续执行，才会为企业带来更好的效益。（九）改善沟通管理的方法26 1.重视双向沟通，双向沟通伴随反馈过程，使发送者可以及时了解到信息在实际中如何被理解，使接受者能容易接受，从而得到帮助和解决；1.多种沟通渠道的利用，一个项目组织，往往是综合运用多种方式进行沟通，只有这样，才能提高沟通的整体效应；3.沟通前先澄清概念，项目组负责人应事先进行系统思考、分析和明确沟通信息，并将接受者和可能受到该项沟通之影响者予以考虑；4.沟通的目的，项目组负责人必须清楚，作沟通的真正目的，要下级人员理解什么；5.考虑沟通时的一切环境情况，包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等，以便沟通的信息得以配合环境情况;6.计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见;7.进行信息的追踪和反馈，信息沟通后必须同时设法取得反馈，以弄清成员是否愿意遵循，是否采取了相应的行动等；8.沟通时不仅要着眼于现在，还应该着眼于未来；七、项目质量管理项目质量管理是项目对目标的需求及需求满足的程度，通过制订质量方针、建立质量目标和标准，并在项目生命期内持续使用质量计划、质量控制、质量保证和质量改进等措施来落实质量方针的执行，确保质量目标的实现，最大限度地使客户满意。项目质量管理包括保证项目满足其需要所实施的过程。（一）质量需求分析和质量管理计划质量需求分析质量目标项目圆满进行，无重大意外及其它相关障碍发生质量标准比赛精彩、内容丰富、高效准时质量管理计划质量保证根据项目不同内容建立健全评价标准，保证有效的沟通和输出实施计划质量控制项目负责人需要监控项目活动的进程和结果，以确定其是否符合相关的质量标准持续改进措施26 当发现与质量标准存在差异时，需要消除成果和过程中不能满足性能要求的因素，必要时可以考虑修订质量标准或项目目标（二）质量问题因果分析1．项目质量问题鱼骨图2．质量问题解决方案项目内容存在问题改进措施人员观众迟到或者早退观众干扰比赛秩序工作人员没能坚守岗位，随意走动，表现不佳明确工作人员岗位，并为比赛秩序好积极参与的班级和工作人员制定相应的奖惩措施对观众实行签到制度等措施，保证观众的参与与守时物资物资不能及时到位比赛器械质量差严格检查器械，及时更换不良设备安排专人对物资进行负责流程流程设计不科学，比赛项目衔接不合理比赛或其他部分超出预定时间制定比赛流程时需要充分考虑运动员体力及不同项目之间错开的问题并严格审核对可能出现的诸如拖延时间的状况进行事前准备比赛质量比赛人员迟到或缺席比赛比赛人员水平不高要求交报名费设置较高奖金吸引高水平人员26 现场布置背景不好或布局不合理先出效果图，在部门审核后再进行具体的材料采购和会场布置裁判裁判不公平，及影响力、说服力不够邀请相关领域专家做评委（三）质量控制及提高质量的途径项目质量控制是指对于项目质量实施情况的监督和管理。这项工作的主要内容包括：项目质量实际情况的度量，项目质量实际与项目质量标准的比较，项目质量误差与问题的确认，项目质量问题的原因分析和采取纠偏措施以消除项目质量差距与问题等一系列活动。这类项目质量管理活动是一项贯穿项目全过程的项目质量管理工作。项目管理分析比赛质量控制主要是明确各项目的质量标准并确定质量相关人，主要采用质量核对检查表，质量控制图以及帕累托图等方式对项目质量进行控制。1．质量核对检查表阶段项目负责人执行状况评分筹划阶段策划场地物资赞助嘉宾彩排宣传实施阶段流程控制设备控制气氛组开幕式组2．质量控制图公差范围26 时间控制图可以用来监控包括监控费用和进度偏差，范围变化的数值和频度以及文档中的错误等在内的任何输出变量。3．帕累托图帕累斯图法是一种表明“关键的少数和次要的多数”关系的一种统计图表，它也是质量控制中经常使用的一种方法。频数（件）频率将比赛有关质量问题的要素进行分类，从而找出影响项目的因素从主到次依次为设备问题，项目流程问题以及人员问题，项目负责人应对这些要素采取分类管理的方法。4．提高质量的途径比赛每一个具体项目都有被接受和拒绝的可能，不被接受的工作需要重新执行，项目组的目标是似的返工的工作最少，在质量控制的过程中需要做好及时纠正以及预防工作。提高质量的主要途径有以下六个步骤：步骤备注建立目标明确中山大学项目管理案例分析大赛项目的目标是圆满进行，无重大意外及其它相关障碍发生建立诊断分析的方法设立评估方法，按照项目标准进行核实建立行动计划集思广益，建立质量管理计划并要求组员按照行动计划进行项目实施加强前期培训及彩排，注重团队工作，考虑观众和运动员、嘉宾需求26 行动计划的后续措施对风险进行控制，快速反应，纠正不一致性或缺点定期审查和更新建立项目进程核实表，定期审查更新八、项目采购管理（一）采购原则在物资采购过程中，应首先保证以下原则：（1）注意节约、效率，体现成本效益原则。（2）采购的货物和服务质量良好，适合项目要求。（3）货物及时到达，服务及时供应，采购时间与项目实施进度相适应。（4）公平竞争，合理选择采购商家。（二）采购方式采取询价采购：即比价方式，做到货比三家，向几个供应商询价进行比较。最后确定采购的商家，以确保价格的竞争性。租借获取：大型物件及不常用物件向外租用或借去。寻求低价、方便的租借方式。（三）物资采购与租借物资采购清单：物资名称单位数量单价采购时间采购人海报张403横幅张460宣传单张10000.8报名表张5000.8邀请函张301.5饮用水瓶101纪念品份850奖品份3100物资租借清单：物资名称数量租借方式租借时间负责人归还时间归还人桌椅4校团委场地1校团委26 九、项目风险管理（一）风险管理计划1．成立项目风险管理委员会成员组成：校、院主要领导，其他校内各活动子系统核心成员，部分外部核心成员工作任务描述：（1）各活动子系统核心成员组建子系统风险管理小组。（2）及时监视风险预警信号，及时沟通，群策群力。（3）制定风险应对计划，组织风险应对资源，处理应急事件。（二）项目风险清单1．项目组风险（划分标准：按照执行项目的组织风险和项目组职能风险来划分）识别项目风险识别风险度量风险应对措施1.项目组风险1.1组织成员参与成员的流失流失率超过10%组织人力严重不足组织工作滞后精选人员储备核心参与人员一专多能参与1.2组织机构机构僵化士气低不能顺利工作出现组织事故无人负责加强培训提高沟通、协调效率重新调整结构分配人员1.3组织成员经验经验不足在重要场合行动不得体工作出现重大失误影响大赛形象专业强化训练更换人员项目外包2．项目外联风险2.项目外联风险2.1参赛选手参与者不配合参与人数少参赛人员低于预计人数75%，影响评选活动进行广泛、深入的赛前动员延长报名时间及时调整流程、规模2.2评委、嘉宾不能全部如期赴约低于预计人数90%，影响评选活动事前反复确定相关事宜建立备选人名单及时调整流程、规模26 2.3主持人不能全部如期赴约影响决赛进程，严重影响大赛形象事前反复确定提前安排好当天行程预先设立后备人选2.4赞助商资金不能在规定时间内全部到位低于预算90%，影响比赛的正常运营和资金安排签订详细的合作协议及时调整流程、规模动用资金储备3．项目宣传风险3.项目宣传风险3.1媒体报道不能及时报道大赛的相关事宜有一家或两家媒体违反协议项目媒体支持减弱签订详细的合作协议储备影像工作力量加强其他宣传力度3.2媒体参与无重要媒体出席不能全部如期赴约媒体支持极度减弱影响大赛形象签订详细的合作协议储备影像工作力量加强其他宣传力度4．项目流程风险4.大赛组织风险4.1初赛部分不能在规定时间范围内完成模拟运营部分超过预定时间2天严重影响比赛正常进行签订详细的合作协议减少比赛的总轮次事前策划其他备选方案4.2复赛部分不能在规定时间范围内得到计划书成绩超过预定时间2天严重影响比赛正常进行签订详细的合作协议事前与评委反复沟通、确定成绩通过电话和email发送4.3决赛部分参赛团队无法准时收到比赛通知超过预定时间2天严重影响比赛正常进行与各校建立通畅的沟通渠道参赛名单通过不同渠道公布通过不同渠道发送参赛通知4.4决赛比赛时间不能如期举行延期半天或一天，或调整议程时间，活动推迟，影响活动质量准备并安排参观、讲座交流、观看文艺表演等，追加服务4.5决赛比赛地点地点变更需调整场地，严重影响活动质量选择延期或更换合适地点追加服务26 4.6决赛比赛效果不能达到预期效果参赛团队出现失误严重影响大赛的传播、报道效果提前彩排与主持人沟通防范措施与媒体沟通防范措施5．项目财务风险和其他风险5.项目财务风险5.1赞助商资金预算资金不到位资金储备少于1万元，无力应对活动变更签订详细的合作协议及时多途径补充调整比赛流程、规模5.2活动开支实际成本高于预算单项成本高于预算5％，影响后续工作严格控制成本调整其他项目的预算追加资金6.其他风险无预测风险随机风险，有可能影响重大成立风险管理小组及时管理26'