海南润德利公司产品订货会策划方案.doc 14页

'海南润德利公司产品订货会策划方案写在前面（本次会议需要避免的几个问题）：公司召开产品订货会要注意的事项有几点。一是开成吃喝会。有些订货会主办方往往会准备丰盛的美食，让客户在品味美食的同时进行产品推介，但由于控制不当，结果客户喝得酩酊大醉，订货会现场一片斗酒声，货没订出多少，费用去白花，订货会成了吃喝会。二是开成沟通会。主要是主办方或客户由于对订货会目的不明确，在开订货会时与客户过多注重与感情沟通，推介产品拉不下面子或认为只要关系好客户肯定会要自己的产品，结果忽视自己要将货物订出去的目标，使订货会成为了客户与客户的沟通会。三是开成答谢会。主要是由于主办方订货会会前准备措施不足，通知客户开会前对客户库存情况和对客户资金情况了解不足，同时还会存在通知客户参加订货会表述不清，告诉客户我们要搞个活动，而对活动内容没有详细说明，客户没有准备，结果客户参加了订货会，但由于没有心理准备，结果使货没订出，使订货会成为答谢会。上述三点均是导致一场订货会失败的主要因素，因此公司举办的本次产品订货会一定要杜绝上述现象的发生，不能本末倒置，要着眼如何把产品订出去的目标出发。而且要制定出对应的目标（即预计产品定出的数量）。14 一、订货会背景当前市面上农资产品繁多，作为客户和种植大户，有时候很难做出决断，主要是由于信息不对称，新产品推出甚至包括老产品在进行订货时都显得有些困难。因此一场成功的会议营销显得非常关键。为海南即将到来的种植旺季赢得市场，为2013年的目标进行大力冲刺，同时为2014年打下基础。二、会议主题海南农药新政解读暨海南润德利农资开发有限公司2013年第四季度产品订货会三、会议时间、地点1.会议时间：2013年11月12日2.会议地点：海口XX酒店四、本次订货会活动定位1.主题定位：新品订货，答谢晚宴。2.规格定位：尊贵、尊享、超越。3.规模定位：局部范围、中等规模，邀请人数大约200位（目前销售额排前200名的客户）。4.调性定位：感恩让利，合作共赢。五、邀请对象1.主管农业的领导1-2位、农技站技术员2-3名14 2.公司合作前200名的客户（各分公司推荐）及海南前10名种植大户。（注意一定要邀请到有订货决定权的人士，此乃关系到此次订货会成功与否的关键）3.厂家公司领导及产品讲解员各1名。六、订货会组织要求1.订货厂商及产品1.1新加坡利农私人企业有限公司--主推：浙江永农生物科学有限公司--主推：福建新农大正生物工程有限公司--主推：厦门英格尔生物科技有限公司--主推：信息素诱捕器、诱捕板。广西平南增产宝肥料有限公司--主推：杀梢素2.费用归属：公司承担。3.产品策略：注意本次主推产品与次推产品的搭配，以策针对性进行产品推介，避免胡子眉毛一把抓的现象发生。4.订货政策：（首先要确定好厂家对本次定货会产品的优惠力度）4.1订货10000--20000元（含20000元）的，享受返利5%。4.2订货20001--40000元（含40000元）的，享受返利8%。4.3订货40001以上的，享受返利10%。本期订货返利以货的形式（即订10000元的货，我们给予价值10500元的货，类推），订货金额需现场付现金、刷卡、欠条（7个工作日必须付清）。14 本期订货会定金按照10000万元为单位收取，定金届时冲抵货款，本期优惠时效性截止到2014年4月30日。订货现场预付1万元可获得一张抽奖卷，2万可获得两张抽奖卷，3万元获得4张、4万元获得6张、5万元以上获得8张。5.确定好订货会主题及解读：免得唐突或者使客户产生防范心理，要有一个良好的主题，并将本次订货会的事宜详实告知给客户，让他们由衷感到这是一次切实让利和回馈活动。6.做好邀请对象的摸底调查工作，把有实力的客户和种植户作为最高级别的的邀请对象。圈定我们的客户，确保与会者订货率达到100%。7.场地要求：大气、宏伟，能容纳下250人左右就餐和开会同时进行的场地。其次是交通便利。8.做好订货时间和订货资料的安排：根据邀请对象发邀请函，注明订货会时间地点，同时也可将产品资料，价格表和促销活动通知送达知客户手中。9.充分沟通、注重氛围：制造轻松宽松的气氛，一方面可以让客户积极参与其中，调动客户订货的积极性，同时可以消除客户的防范心理，感染其它客户，主要可以采取以下方式来做到：　　9.1设置游戏，邀请客户参与游戏让客户放松。　　9.2穿插娱乐节目，调动现场气氛（晚宴时段）。　　9.3实行订货100%中奖，调动客户订货积极性。　　9.4开设有奖问答，让客户了解产品，对所出的问题设置不要过于复杂，简单为主，达到宣传和让客户积极参与为目的。14 　　9.5厂家进行产品知识讲解，确保客户了解产品特性和用途9.6每个位置上摆放本次订货产品资料、会议议程等。9.7参会人员按照台卡编列就坐，避免混乱（当日各分公司经理、线路业务主办需到场协助嘉宾及客户入座）七、场景布置1.酒店空飘：本次订货会厂家及海南润德利农资开发有限公司各1个，共6个。2.酒店LED显示本次订货会的内容（主要以润德利农资公司为主）3.酒店水牌书写本次订货会内容（主要以润德利农资公司为主）4.过道红地毯（视会场情况而定）5.嘉宾签到台及背景板（签到台红绸布，背景板结合本次订货会事宜设计，签到时注意影像，逐一拍照）6.会场主舞台前横幅（预祝本次订货会的内容）7.主舞台背景（依照本次订货会内容设计，简介、大气）8.发言台（配鲜花）9.会场进门气球拱门，会场气球及彩绸，周边摆设本次订货产品宣传展板、X展架或者易拉宝（厂家负责，主要起到美化会场和产品宣传），公司形象展示。八、奖项设置1.为了促进本次订货会的成功，特设置订货抽奖奖品。1.1.特等奖：iPhone5（价值5200元/台），3台。1.2.一等奖：冰箱、空调、洗衣机各2台，共6台。1.3.二等奖：品牌手机（价值1000元/台），12台。14 1.4三等奖：电磁炉（价值300元），20台。1.5鼓励奖：若干（价值200元的代金卷）2.为了感恩所有与会者，特色设置现场互动奖项，答题奖。互动小礼品若干，厂家提供，大约300份。3.为了激发客户的忠诚度本次会议每人发放公司文化衫一件。九、会议分工及实施流程1.会议分工1.1厂家负责对本次产品订货会产品的解读。1.2润德利负责本次订货会的策划与执行。序时间工作内容描述所需道具所需物料负责人1提前一周以上展开订货、并发邀请函Ø确认订货政策；Ø只有确认已经订货的才发邀请函，参会人员凭邀请函附劵参与抽奖。ü订货单客户自备ü邀请函及加盖印章的礼品附劵ü抽奖箱——厂家代表及公司市场经理2提前三天以上会议订餐、场地规划Ø桌数、餐标、电话再次确认参会人员明细Ø现场拍照规划效果及摆放位置（含店内外横幅、店内背景板指引牌、签到台、水牌、立式讲台、座牌），Ø广告公司将现场制作成效果，交公司总经理审阅；Ø落实演艺公司及节目；ü产品易拉宝、DM单、产品展示台（就地取材桌子+红或黄台布）、产品手提袋；ü主持人熟悉订货产品产品；ü丈量背板等所用尺子察看音响、灯光等设备情况公司策划主管、广告公司3Ø产品手册、DM单页装袋ü运输车辆策划主管、14 会议当日8:00—13:00现场布置Ø工作人员佩戴工作牌Ø包括背景板桁架装配、投影摆放、水果小吃ü三天前准备的物料、酒店门口LED字幕ü工作牌ü签到背板、现场周围立柱、墙面等包围、地毯、拱门等调音广告公司、酒店主管414：30—15：00客户接待Ø泊车服务Ø客户接待1、签名簿、签字笔2、礼品（文化衫）3、照相机1、音乐策划主管、酒店经理514：30—15：00宣传片播放1、润德利公司宣传片播放及本次订货会产品宣传。1、宣传片1、音响2、电脑3、投影设备演艺公司、酒店音响师615：00—15：05暖场1、主持人致辞，欢迎到场的嘉宾、媒体，演艺公司有主持人用1、到场嘉宾名单、媒体名单话筒、灯光演艺公司715：05—15：10致欢迎辞1、公司林董事长致辞1、领导演讲稿（自备）1、话筒2、灯光策划主管815:10--15:15领导讲话1、农业厅嘉宾发言，海南农药新政解读（趋势、应对、决策）1、领导讲话稿（自备）1、话筒2、灯光酒店音响师915:15--16:30产品讲解员解读产品1、新加坡利农私人企业有限公司2、浙江永农生物科学有限公司3、福建新农大正生物工程有限公4、司厦门英格尔生物科技有限公司5、广西平南增产宝肥料有限公司产品解读资料厂家自备1、话筒2、灯光各公司区域经理，每人15分钟左右1016：30-17：30现场订货环节1、产品进行介绍、广告片演示和药理解读。1、品牌介绍演示文件2、各产品VCR短片1、话筒2、灯光3、电脑4、投影设备厂家代表策划主管广告公司1117：30-18：10抽奖活动1、奖品：1.1.特等奖：iPhone5（价值5200元/台），1台、品牌电脑2台。1.2.一等奖：冰箱、空调、洗衣机，各2台，共6台。1、奖品：2、分类抽奖气球，将对应奖项填充如气球内。（按照订货金额分区抽奖）1、灯光2、音乐策划主管广告公司14 1.3.二等奖：品牌手机（价值1000元/台），12台。1.4三等奖：电磁炉（价值300元），20台。1.5鼓励奖：若干，价值200元代金卷1218：10-21:00用餐互动1、用餐2、表演穿插，助兴。3、厂家、分公司分管区域经理陪同相应客户就餐1、在18:00以前现场不摆放碗筷等餐具——分公司经理策划主管酒店主管1321:00-23:00清理现场收易拉宝、撤背板、清点用酒运输车辆——分公司经理策划主管行政主管十、费用预算序项目规格数量单价小计备注合计1用餐252000/桌50000.0020桌2酒店住宿100150元/间15000.00100间客房3抽奖预算IPHONE525200元/台10400.00一等奖62000元/台12000.00洗衣机、冰箱、空调品牌手机121000元/台12000.00电磁炉20300元/台6000.00代金卷若干价值200元4空飘6500元/个3000.00厂家的厂家负责费用5横幅5元/米看场地而定6绶带615元/条90.00礼仪迎宾使用7背景7.5元/㎡看场地背景尺寸而定9会前食品5000.00花生、水果、茶水10体恤衫25065元/件16250.00印制“润德利”LOGO11邀请函2501.5元/份375.0014 12入场证2501.5元/份375.0013鲜花1100元/束100.0014茶水酒店提供十一、人员安排序部门姓名事宜完成时间备注1张健活动策划方案确定201310122张健协调20131029策划开始贯穿整个环节的协调3李崇崇公司宣传片制作201310234李崇崇酒店预订201310205李崇崇用餐安排201310206李崇崇物料采购20131026按照方案所需物品进行采购7李崇崇签到接待20131026确定好组员、交代事宜8李崇崇活动道具准备（抽奖箱、奖券等）20131025设计部协作9宣传品设计、制作、到位2013102510广告公司确定、礼仪邀请2013102011横幅、空飘、水牌文稿、制作2013102612空飘租赁2013102313入场证件设计、制作、到位2013102514领导讲话稿2013102515分公司经理客户摸底20131017有资金实力、销售良好、回款好16分公司经理客户邀请20131023请柬送达、会前一天电话联系17产品宣传品征集2013102318订货产品确定及折扣力度2013101819十二、组织机构14 1.活动总策划、总指挥：林志秦总经理2.重要嘉宾邀请：林志秦总经理3.活动协调及进度跟进：张健4.客户邀请：分公司经理5.活动外联：李崇崇6.活动宣传组：分公司经理、张健7.物料制作组：李崇崇及1位组员8.签到组：李崇崇及3位组员9.后勤保障组：李崇崇及3位组员十三、订货会后要注意及时跟进1.订货会订单统计1.1在3天内统计完毕订货会期间所有订货情况，并汇总，制定跟进方案。1.2及时完成订单跟进、送货等工作，确保顺利压仓工作。2.会议资料整理2.1客户签到资料明细2.2酒店用餐发票2.3广告公司制作发票2.4现场照片（全景、特写）2.5用酒统计表，公司总经理签字2.6衔接公司财业务，厂家进行报冲事宜。14 备注：订货会开完后，只是订货会成功的一半，如何落实是订货会最终成功与否的重中之重，因而订货会后一方面要将货会及时送达订货客户的手中，另一方面要做好电话的及时跟踪与走访追踪，确保真正达成意向。尤其是注意货源保障，这就要注意与厂家协调，其次是客户沟通，注意落到实处。特别提醒：1.各分公司经理一定要将本次订货的意义深度明白，本次订货就是要冲刺业绩，因此要和客户做好充分沟通，避免产生误会，确保来的就会订货，最少起订1万元，要在现场下定，事前要做好伏笔（也就是有些客户一定要带头订货，这样子才能掀起现场订货的高潮，尤其是订货超过4万以上的，一定要多几个，这样子现场气氛就搞起来了）。2.公司全员务必就本次订货会高度重视。3.财物当日做好现场收款、票据处理、移动POS机（方便客户现场刷卡）。4.与厂家的沟通要到位，让利幅度掌握好。海南润德利农资开发有限公司二〇一三年十月十七日执行案一、客户邀请1.重要客户由公司总经理林志秦先生邀请，在会前5天完成。2.厂商客户由公司副总经理张健先生邀请，在10月20日14 前完成。3.与会客户由各分公司经理及业务主办邀请，在10月30日前将名单递交到总公司李崇崇经理。二、酒店预订李崇崇经理负责，2013年10月25日前完成，其中主要落实的工作有：会议场地确认、用餐标准、用餐菜谱。三、会议资料1.公司宣传册（250份），李崇崇负责，11月5日前完成。2.厂家资料（250份），张健负责，11月5日前完成。3.会议议程（250份），张建负责，11月5日前完成。4.笔、公司便签（250份），李崇崇负责，11月5前完成。5.资料袋（公司LOGO的环保袋，250份），李崇崇负责，11月5日前完成。注意先设计定稿后开印。四、宣传工作1.经销商宣传：各分公司经理及业务主办。重要乡镇如需拉横幅宣传，需在10月28日前上报。2.厂家宣传，张健负责，李崇崇协助。10月25日前完成，主要工作是本次订货的重要性、主推产品、让利策略、费用承担。五、现场布置14 1.空飘共六个，内容分别是：1）新加坡利农公司预祝海南润德利农资公司订货会圆满成功；2）浙江永农公司预祝海南润德利农资公司订货会圆满成功；3）福建新农大正公司预祝海南润德利农资公司订货会圆满成功；4）司厦门英格尔公司预祝海南润德利农资公司订货会圆满成功；5）广西平南增产宝公司预祝海南润德利农资公司订货会圆满成功；6）海南润德利农资开发有限公司。空飘联系工作需在10月30日前完成，内容制作需在11月11日前完成。安装工作11月12日10:00前完成。2.横幅或者LED，固定“2013年海南润德利农资开发有限公司产品订货会”，11月12日9:00前完成。3.步入会场主要入口处水牌：“热烈欢迎参加海南润德利农资开发有限公司产品订货会的领导和嘉宾”，11月12日9:00前完成。4.酒店大门及会场入口气球拱门各一个，11月12日9:00前完成。5.签到背景板1块，主题“2013年海南润德利农资开发有限公司产品订货会”，设计初稿需在10月28日前完成，最后定稿需在11月5日前完成。11月12日会前安装完毕。6.会场周边及柱子用气球进行点缀，11月12日12点前完成。7.会场背景及横幅，会场横幅内容：“2013年海南润德利农资开发有限公司产品定会圆满成功”。背景内容“海南行政后农资政策解读暨2013年海南润德利农资开发有限公司产品订货会”8.发言台及鲜花。上述事宜李春峰负责，李崇崇协助。14 六、礼品1.本次活动礼品确认，张健负责，李崇崇协助，10月25日前完成。询价工作在10月30日前完成，采购工作11月11日完成。2.代金卷设计，李崇崇负责，11月10日前完成。3.抽奖卷设计，李崇崇负责，11月10日前完成。4.抽奖区域布置，李春峰负责，活动开始1小时前完成。七、其它1.活动流程设计，张健负责，11月5日前完成2.主持人聘请，李崇崇负责，张健协助，11月5日前完成。14'