顾家工艺新产品上市新闻发布会策划方案.doc 15页

'2011年毕业设计顾家工艺新产品上市新闻发布会策划方案姓名省份市区邮编设计说明：会议是一种事先约定的、有组织的、有目的的聚众会晤、议事或传递信息的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的行为过程，是人们在社会过程中处理有关有关问题的一项经常性的活动形式。策划关于顾家工艺新产品上市的新闻发布会。一方面有利于自己对大学三年所学知识融会贯通，系统地把课堂所学理论知识应用到具体实践中，通过会前准备、会中服务、会后总结等各种必要的支持和服务工作，来筹划整个会议的各个细节事项，安排好各项工作的准备工作，不断学习，体现文秘的专业性，综合提高自己专业知识能力学习秘书人员应该具备的道德操守，在以后的工作中，严格要求自己，提高个人职业修养，做一名合格的秘书工作者。二、会议背景现今社会各行业的竞争激烈，尤其是人们随着生活水平的提高，都希望在忙碌一天回到家后可以坐在舒服的沙发上和家人一起休息。因此，顾家工艺此次将推出数个具有代表性的创新款式产品，仿生的概念设计将清净圆润的荷叶与沙发完美的结合起来，蜿蜒起伏的造型自然延伸出沙发的躺位，形成浑然一体的沙发造型。顾家工艺还把重点放在了“色彩”上。粉色系列的牛皮突破传统黑白灰的厚重，并搭配素色浅纹样的面料，新闻发布会上，顾家工艺还将继续推出数款坐感优越，且具有领袖气质的沙发来协调整个客厅的布局，通过调整坐垫的材料填充、开线和增加电控功能部件来调整沙发的整体舒适度。此外，顾家工艺还将同步推出儿童系列沙发，讨巧的造型搭配靓丽的色彩，与成人沙发相呼应，形成一大一小的“子母组合”，以此来强化顾家、爱家的家庭氛围。三、会前准备15 2011年毕业设计会前准备是整个会务工作的首要环节。会前准备工作做得好坏，对会议的顺利进行有直接的关系。扎实的准备工作，是会议得以顺利召开，圆满成功的基本保证。秘书人员在会前必须做的准备工作如下几点：（一）会议日程安排时间日程内容12:001.接待厅接待来宾，经销商，记者签到2:002.引导来宾、经销商、记者入场2:103.播放企业宣传片2:254.主持人请来宾就座2:305.主持人宣布新品发布会开始并介绍公司领导来宾与媒体2:356.顾家工艺总裁顾江生发表演讲（各15主持人请来宾就座分钟，留5分钟主持人串场）（附件1）3:107.顾家工艺总裁与嘉宾共同拉开新品幔布，并有请特邀嘉宾李雪讲话（各15分钟，共计30分钟，留5分钟主持人串场）（附件2）3:458.新产品模特展示，模特身穿礼服，展示产品的外观、特点、性能及使用方法，并配音解说。（5到10分钟）3:559.记者来宾提问.市场营销负责人、项目负责人、顾家工艺公司领导作答4:2510.会议结束，安排来宾退场，请媒体记者稍侯（钢琴或萨克斯伴奏，为来宾赠送礼品）4:4011.顾家工艺领导和市场营销负责人丽芳和媒体详细交流5:0012.与媒体交流结束（赠送礼品）5:10-6:0013.市场营销负责人与各位经销商座谈，签约等6:0014.洽谈结束，发赠房卡到餐厅共享晚餐15 2011年毕业设计7:3015.晚宴结束，就寝（赠送礼品）表1：会议日程安排表（二）场地布置1.鸿福大酒店正门大堂内，接待人员佩带单位绶带迎宾，设标明会场，休息厅，就餐，领奖等地点的指示牌。2.宾客接待台，设接待人员两名，登记来宾和发放会议标准资料袋和参会证企业画册，并配二名礼仪向导。3.酒店门口和会仪厅门口各摆放X展架5个，写真帖10张。4.巨型喷绘做主会场背景墙，舞台两旁各放一产品展架，幔布遮盖，演讲台正面贴顾家工艺写真，上面摆笔记本电脑、麦克风、鲜花。5.会场演讲台两侧摆放花篮各两个，走廊前台两旁X展架。6.主席台和各座位贴带顾家工艺的编号，桌上摆茶杯和纯净水，文件夹DM封尾页，贵宾名签。7.企业宣传片或纪录片以及产品宣传幻灯片等视听材料。8.调试好音响设备，指定好录像人员。（三）参会应邀人员1.邀请嘉宾：家居公司领导黄赫、红星圆梦领导李优、集团公司领导唐菊等。乐乐家具总经理李雪。2.经销商代表：有代表性的经销商5到10名。（嘉兴经销商江明勇、开封经销商白亮、洛阳经销商宋杰、上海经销商张颖、北京经销商栾秀琴、天津经销商皇甫俊国、安阳经销商王瑜）3.邀请媒体：河南日报、东方今报、汴梁晚报、开封日报、等共十家媒体。总人数共40人。（四）新品发布会提供给媒体的资料新闻媒体单位报道时既发放资料，包括会议时间项目安排流程、新闻通稿、演讲发言稿、发言人的背景资料介绍、公司宣传册、产品宣传资料、有关图片、纪念品礼品领用券、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）和空白信笺、笔（方便记者记录）等。15 2011年毕业设计（五）发布会组织1.组委会组长王彬（负责整个活动与酒店协调）2.协调员邓江卫（协调员由顾家工艺营销部门组成，负责各小组的工作协调）3.领导小组下分各个项目组分别为：（1）会场接待（行政部的张秘书、李秘书、王秘书、方秘书、邓秘书、郝秘书6人负责来宾登记、礼品发送、资料袋的发放及各种接待工作）（2）营销部门的江勇与媒体联系（媒体发稿、媒体接洽礼品费用支付）4.场务维护及服务（负责现场、设备能够正常使用排除外界干扰）5.广告宣传（由策划公司与研究所市场部、销售部共同组成）主要负责（1）主题背景墙设计制作及安装（2）宣传DM、X展架、海报、礼品赠送手提袋、企业新品画册的设计制作（3）媒体所需文章内容及主题、软文撰写、新闻通稿撰写（4）领导、来宾演讲稿撰写和新品阐述资料的撰写6.就餐（主要负责来宾、经销商的餐饮服务安排）7.住宿（主要负责来宾、经销商的住宿服务安排）8.主持人（主要负责各个环节串词及开场主持）9.外联（主要负责与模特及演员联络以及现场产品展示安排6-8人）（六）发布会资料袋内容（办公室李小乐负责）1.会议手册2.新品文字资料（招商）3.相关图片、笔、信笺4.餐券和礼品券（七）发布会筹备1.5月20日前，发布会策划方案定稿。2.6月10日前，企业宣传片、宣传单、宣传册、台卡、背板、邀请函、横幅、海报、新品展示资料图片、风格设计方案确定。3.6月25日前，上述材料印刷品交货。其中宣传片在7月5日前出样片。4.6月25日前，相关新闻稿及软文撰写完毕，并于7月1日15 2011年毕业设计起，交由相关媒体发布预热。5.7月10日前，确定参会领导、经销商及媒体人员名单。同时，发邀请函。6.7月10日，将发布会策划方案交由会议主持方，以便其提前排练。7.7月12日，联系酒店方，会议所需物品到位，礼品、签到本、签到笔、台卡、背板、横幅、海报、气球、等展示资料准备布展。8.7月14日，最终确定场地布置，餐饮地点住宿房间、物料运送、气氛、背景、设备调试、桌椅安排（来宾位置）等。9.7月15日上午物品检查、人员检查、资料检查、礼品检查、会场检查。10.7月15日12：20-1：50全程摄影摄像协调落实，签到开始、赠送资料袋、嘉宾媒体佩带胸花、来宾卡、会场资料发放、会场引导，分别入座。11.7月15日2：00主持人宣布新品发布会开始。12.7月31日前，将新闻稿和媒体软文继续发布。（八）新品发布会所需人员、物料及使用位置1.礼仪小姐（6人；会场门口）2.模特（4人；会场）3.主持人（1人；会场）4.摄影师及摄像设备（1人1套；场内）5.数码相机（3人3部；场内）6.横幅（2条；会场）7.鲜花（8篮；主席台）8.贵宾名片卡（10张；嘉宾座位）9.签到本2本，名片盒2个（接待台；会场门口）10.笔记本电脑（2部；接待台和演讲台）11.大型喷绘背景（1张；会场背景墙）12.绶带（6条；接待礼仪）13.X展架（6个；大堂和会场）14.产品展示架（2个；展台）15.赠送礼品（100份；来宾赠送）16.产品VI会标（1块；演讲台）15 2011年毕业设计17.资料袋、笔、信筏（各100份；应邀来宾）18.请柬（120份；邀请来宾）19.指示牌、写真（6张；会场门口、大堂）20.礼品券（100张；接待台）21.招待烟（10条；宾客接待）22.矿泉水（10箱；宾客接待待定）23.苹果、香蕉、葡萄（各5箱；来宾招待）24.企业宣传片幻灯片、新产品讲解幻灯片（各1段；介绍）25.来宾证（100个；来宾识别）26.新品VI写真贴（100张；桌面、座椅、模特）27.新品海报（20份；会场布置）28.胸花（15份；部分来宾）29.蒙红面布（2块；产品覆盖）30.录音带、光盘（2套；音乐播放）31.所展产品、道具（1套；产品展示）32.会场专用接待车（2部；接送主要来宾）（九）产品发布会邀请人员清单(略)（十）产品发布会费用预算（十一）参会人员名单参会人员是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书人员，但不包括在会场上的其他服务人员。参会人员必须是与会议直接有关的人员，有权了解会情、提出意见、表示态度作出决定的人；能够有助于会议达到预期效果的人；必须具备有合法身份和法定的资格。主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。主持人：王芳（顾家工艺总裁助理）列席人：李雪、陈丹、李宁出席人：皇甫轩（行政部总经理）、刘倩（财务汇总经理）、李立波15 2011年毕业设计（销售部总经理）、刘熙俊（业务部总经理）、高迪（生产部总经理）……员工：宋金超、薛晓惠、张新哲、李小雷……（共计235人）说明：秘书组将与会人员编排分组，为方便讨论问题，秘书人员根据部门类别进行编组。出席人员名单顺序按照行政部、财务部、销售部、业务部等列出。（十二）布置会场和安排座次会议讨论形式为小型团队，工作人员可以自由、舒心进行讨论。根据会议讨论形式来布置会场、安排座次；会场整体布局要庄重，体现会议主题和气氛；主席台是会场布置工作重点，设立主席台，便于体现庄重气氛和有利于会议的主持者主持会议。主席台座次编排要先报主管上司审核，然后在主席台入口处的墙上标明。具体布置安排如下：1.会场形式为扇面形，给人正规严肃之感，与会议主题讨论相统一。2.排列座次：秘书人员将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座，与会人员由会议秘书引导就座。53124图1：会议座次图注:1、2、3号的座次依次为:李雪、陈丹、李宁，4号为主持人位置，5号为代表发言人的位置。3.视听设备检查：（1）屏幕：会议室屏幕位置、角度要合适，使演讲人的头不用离开讲桌的麦克风便能看见屏幕。（2）灯光：灯光亮度稍稍调暗，以便屏幕上的画面清晰，但不能太暗，影响与会人员记笔记。（3）音响：检查线路，保证所有工作人员听清楚；检查麦克风，是否需要更换电池。（4）会议开始前，提前十五分钟调好空调温度。（5）文具准备充足。（十三）文件资料准备1.服务性文书资料（会议须知等）（附件3）（十四）发布会议通知15 2011年毕业设计1.通过电话和邮件通知参会人员。2.书面通知（附件4）四、会中事务会间工作，指的是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会场组织服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。（一）签到——使用电脑签到电脑签到快速、准确、简便，参加会议人员进入会场时，只要把特制的卡片放在签到机内，签到机就会将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续在几秒内即可办完，将签到卡退还本人。参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。（二）会场服务1.秘书部负责分配三人引导就座。既方便与会者，又维持了会场秩序，保证会议效果。2.分发会议文件材料。由会议秘书人员在会场入口处分发给每位与会者。3.安排好场外的会议值班工作。会议值班室在会议秘书组领导下，负责会议承上启下、左右联系、互相沟通、平衡协调等工作。值班人员做好相关记录：（1）值班电话记录。包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。（2）值班接待记录。记录来访人员姓名、单位、来电事由、联系方法等内容。（3）值班日记。（4）做好信息传递。及时将重要或需要紧急处理的信息向有关人员通报。（5）值班表。年月日值班人：事项：备注：表2：顾家工艺值班表4.处理临时交办事项会议过程中，有可能发生一些意想不到的临时变动，会议秘书人员应及时向领导请示，并对领导指示采取应急措施，妥善处理。（三）会议秘书做好记录工作。15 2011年毕业设计会议记录具有汇总、交流会议信息，为形成会议文件打好基础的作用，不仅可作为日后查考分析的依据，也是个有法律效力的文档。1.会议记录单会议名称时间：年月日时——日时地点主持者出席者记录人内容缺席者理由表3：顾家工艺会议记录单2.会议记录要求：记录真实、准确，始终如一，要点不漏。3.主管秘书宁艳丽、郭阳负责记录工作。（1）会前准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。准备好录音机和录音笔补充手工记录。（2）开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方。（3）利用录音机的同时，必须手工记录。这样可防止录音机中途出故障而漏掉内容。4.会议记录内容：（1）会议类型、时间、日期、地点。（2）参会主持人、主要领导。（3）缺席者请假条。（4）会议议题、会议发言、会议结论等。三、会后落实工作（一）清理会场1.临会议结束，主持人及时提醒，会议服务秘书将文件资料全部收回，认真检查文件资料是否缺页、缺损的情况，如有毁坏，要及时补救；认真检查与会人员有无文件或物品遗忘。2.及时清洁会议大厅，投影仪、麦克风等设备整理好，关上空调、门窗。(二)秘书人员及时整理会议记录15 2011年毕业设计要求文字精炼规范，观点鲜明，条理清晰；根据会议要求，拟出情况通报，送领导签发。(三)整理会议录音。整理录音的工作，就是根据所录语言的中心思想，删除必要的语言、补充和修改不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清楚、文字通顺、内容连贯的书面材料。1.删除不必要的内容，补充语句、标点、标题等。2.注意修改，对表达不规范、不严谨、不确切、引文不准、层次混乱、衔接不好的，都要进行整理修改。3.送审。录音整理好后，送给参会主管王亮和各部门发言人、会议主持人审阅。及时将修改后的资料完善修整。（四）会议文件立卷归档会议文件资料的立卷归档，就是把有保存价值的全部会议资料进行分类整理，有秩序、有系统地加以编排，完整地保存下来。1.收集整理好领导讲话稿，会议文件资料，会议记录，会议录音，参加会议人员名单，参加会议的书面通知等材料。2.将收集的材料进行分类、组卷、编目、填写卷内文件资料备考表、拟定案卷标题、填写案卷封面、编写案卷目录。3.保存。及时销毁不再利用的纸张。(五)秘书部总结秘书部开会总结此次会议过程中的优点和不足,肯定优点，对于不足的地方认真学习改正，完善会议筹备工作，便于以后更好的筹划会议。四、结语经过这一个月的时间，我的毕业设计就要结束了，最要感谢的就是我的导师，如果没有您的指导，我不会这么快完成我的毕业设计。在这里，我向您道一声“谢谢您！邹老师。”15 2011年毕业设计感谢您的督促和严厉的指导。这次论文设计运用了秘书实务学、应用写作、企业管理、档案管理等三年来所学的综合秘书知识，加强了自己理论联系实际的能力，懂得了办会的准备工作必须考虑全面，大家分工合作共同商讨能够更好的提高工作效率；会中服务要贴切自然，及时做好会议记录，为以后便于查阅等做好基础；会后的工作也比较繁琐，需要细心认真做好归类存档。整个会议策划，除了文字材料的准备、与部门人员的传达、听从领导的意见等综合会议准备，也提高了自己的实践综合能力，以后在实际工作中更加细心认真的做好本职工作，让自己为以后的秘书工作奠定了良好的基础。邹老师，再次的对您说声：谢谢您，老师。参考文献：[1]张玲莉.秘书国家职业资格培训教程[M].北京，中央广播电视大学出版社，2006年[2]文同.企业秘书管理手册[M].北京：企业管理出版社，2002年[3]刘志伟.秘书专业培训手册[M].北京：中国纺织出版社，2006年[4]http://www.nestle.com.cn/Default.aspx[5]王建庄.应用文写作[M].郑州：大象出版社，2006年[6]赵映诚.秘书实务[M].北京：高等教育出版社，2001年15 2011年毕业设计附件1：顾家工艺总裁顾江生演讲稿尊敬的各位来宾：大家好！首先，感谢大家在百忙之中能赶来参加我顾家工艺的新产品的新闻发布会。下面请允许我为大家介绍一下我公司，顾家工艺的崛起在家具行业内犹如一个奇迹，经过短短20年的发展，目前沙发的销量在国内独占鳌头，出口也是名列前茅。顾家工艺的前身实际上就是一个家族企业，第一代积累了丰富的制造工艺，第二代奠定了沙发品质的标准，第三代运用现代思维将顾家工艺提升为现代化的国际专业沙发企业。九蒸九焙，我们终于以崭新的、充满活力的、具有国际企业魅力的形象出现在世人面前。我爷爷就是一位传统的手工艺者，他手艺精湛，在当地小有名气。到我父亲这一代就把精湛的技艺继承下来，并把个体手工作坊演变成了工厂。虽然公司目前已经引进了不少国际先进设备，但那些一直流传下来的精湛工艺依然是我们目前沙发制造中所不可或缺的基础，因此工艺为我们企业的持续发展奠定了坚实的基础。公司早就成立了自己的国际沙发研究中心。我们的设计团队分为国际和国外，国外有意大利、德国、法国、日本的国际知名设计大师；国内方面，为了培养更多优秀设计师，我们公司每年都会去中国美术学院的工业设计系招聘，把最优秀的毕业生吸收到我们的设计团队里面来。同时，我们也一直在赞助中国的家具设计大赛，不但为企业，也为中国的家具企业培养了一些设计人才，因为中国家具要走向世界一定要有自己的设计师。最后，我希望如果大家购买沙发的话，我建议各位可以首选顾家工艺，我们不是有句话就是“因为顾家，所以爱家”吗？谢谢大15 2011年毕业设计附件2：嘉宾李雪致词尊敬的各位来宾，各位记者朋友们：大家好！我是李雪。首先感谢顾家工艺顾江生顾先生的邀请。喜庆的音乐，欢乐的歌声，缤纷的礼花，还有这些温馨的沙发，烘托出了一个喜气洋洋的热闹气氛，这是顾家工艺的盛事，这是顾家工艺的盛典！让我们共同庆祝顾家工艺这一盛事，让我们庆祝这些新产品可以收到广大消费者的喜爱，祝顾总裁的新产品可以大卖，事业更上一层楼，让我们共享这一美好的时刻！让我们共同祝愿顾家工艺拥有灿烂的明天！最后，祝顾家工艺大展宏图！祝各位来宾，各位记者朋友身体健康、工作愉快、万事如意！谢谢大家！15 2011年毕业设计附件3：会议须知1、请参会人员提前十五分钟到场。2、会议期间请自觉关闭通讯工具。3、参加大会时，签到入场。4、入场后由引导人员引导入座，请勿在会场内走动和大声喧哗。5、入会期间请勿吸烟。6、因特殊原因不能出席会议时，须向所属部门负责人请假，各代表负责人和记录人员要负责如实填写缺席人员名单交大会秘书组。7、自觉遵守大会的各项规定，会中涉及公司内部核心问题，请注意保密。8、妥善保管随身携带的会议文件和物品，要求与会人员在会议期间不接待来访，不请假，集中精力开好会议。9、不离席、不退场，以免妨碍大家。10、要共同确认今天的结论，共同遵守散会时间。11、组织者：顾家工艺会议小组12、主题：顾家工艺新产品销售13、目的：开拓市场、打造品牌14、承办方：鸿福大酒店15、主办方：顾家工艺15 2011年毕业设计附件4：关于顾家工艺新产品新闻发布会的会议通知现今社会各行业的竞争激烈，尤其是人们随着生活水平的提高，都希望在忙碌一天回到家后可以坐在舒服的沙发上和家人一起休息。因此，顾家工艺此次将推出数个具有代表性的创新款式产品，故决定召开新产品的新闻发布会，通知如下：一、会议时间:2011年7月15日（下午2:00）二、会议地点:鸿福大酒店二楼演播厅三、会议内容:1.由顾家工艺总裁顾江生亲自介绍新款产品,2.现场签售.特此通知顾家工艺营销部二0一一年七月五日15'