OA系统建设方案 70页

'设计方案OA系统建设方案70　第页，共70页 设计方案第1章项目概述1.1项目背景通过OA系统建设，进一步提高广州北大明天资源科技发展有限公司信息资源和数据文件充分共享，提高公司整体办公效率。以达到利用先进的计算机管理手段优化业务管理模式、提高工作效率，实现各部门之间协同办公的目的。1.2项目目标按照广州北大明天资源科技发展有限公司对系统的统一要求，充分利用信息技术，以信息传输和文件共享为重点，统一系统、统一规范，建立统一的OA系统，各部门可以通过系统输入信息、共享文件。以实现政务公开，缩减报批时间，简化审批手续，提高工作效率，规范各项审批程序。70　第页，共70页 设计方案第1章需求分析1.1系统现状分析目前在信息化建设方面，硬件、网络系统已基本建立，现有日常办公业务还没有实现以电子化处理操作为主。公司内部上、中、下级部门之间信息资源和数据文件无法通信，上、下级部门之间信息和文件无法传输、共享。OA系统邮件管理文件管理日程安排公告通知系统管理公文管理综合查询交换平台总体功能框架图1.2功能需求分析1.2.1收文管理功能描述本子系统主要是实现来文的登记、拟办、传阅、批示和办理、办结、归档公文流转的自动化处理，缩短文件传阅和办理时间，进而提高各部门办公效率。包括对收文件、通阅件和杂件进行文件的登记、拟办、批示、办理70　第页，共70页 设计方案、归档、催办、流程跟踪与统计、查询和归档等任务。提供附件携带功能，对扫描进子系统的文件作为一个子文件附在文件登记表的下面，对电子版的文件直接附件而无需扫描，同时，能够通过公文交换平台接收文件自动进入登记状态，办理者可以随时查看其内容，填写办理意见，直到流程完成最后归档。参照国家相关规范与政府机关情况，一般情况下，主要的环节与需求要求如下：l登记1．基本业务描述：一般文件由登记人员负责收文登记。系统自动给出文件序号、收文日期。登记人员就公文的特征和办理情况进行记载，逐项录入文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、办理期限、密级程度、缓急程度、来文字号、督办等，同时将原文扫描进入计算机处理成TIF、PDF或WORD文件再以附件的形式录入办公系统。2．登记人员可执行的操作：登记、保存、打印、扫描、保存到正文/附件、提交。3．处理功能：输入为文件标题、主题词、主办单位、成文日期、方式、份数、来文单位、密级程度、缓急程度、来文字号、登记人，输出为收文办理签。l拟办1．基本业务描述：根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单、提交批办人批办、承办人或下发传阅。由机要员对已进行了收文登记的文件，在系统中直接提出拟办意见。分为两类：一类是阅件，即无须办理的公文，提出须阅读该公文的局领导、部门及人员，有关人员在系统中直接登录阅文，系统能自动提示和识别阅文人员何时阅读此文，阅文人员可直接录入阅文意见。另一类是对需要办理的公文提出办理意见。对内容较为重要，涉及面广的重要公文一般需进一步提请局分管领导批示，此时提出供上级领导参考的意见，由上级领导批办后再由有关部门办理。对需多个部门办理的公文，指明主办部门；对于有办理时限要求的公文，给出办理时限。对急件，拟办人员在系统中对需要办理的公文提出办理意见，不提交审核人员审核，直接提交局领导批示和部门办理，但是在提交办理的同时必须提交审核人员阅知。2．拟办人员可执行的操作：修改收文办理签的部分项目、打开、保存、拟办意见、提交、打印（文件处理单）。3．处理功能：输入为拟办意见，输出为拟办文档。l批示1．基本业务描述：对办公室转来需批示的文件，由相关局领导进行批示。70　第页，共70页 设计方案1．处理功能：输入为批示意见，输出为批示后的文件。l办理1．基本业务描述：科室负责人填写办理意见，并根据办文需要，将文件分发给本科室内的人员办理、传阅。如该文件属“未批件”，则只能在本科室范围内流转，不能提交给机要室。2．承办人员可执行的操作：文件、原文、送发文、办理意见、提交。3．处理功能：输入为承办意见，输出为承办文档。l一般人员办理1．基本业务描述：办理人员对需要办理的公文按要求进行办理。分别提出办理意见。2．办理人员可执行的操作：文件、原文、送发文、办理、提交。3．处理功能：输入为的办理意见，输出办理后的文件。l传阅1．基本业务描述：可填写传阅意见或不填写意见。办理用户可以增加本部门人员传阅文件，也可以将文件递交其他部门传阅，而系统能够自动过滤办公室或其他用户已发的部门。2．办理人员可执行的操作：文件、原文、填写意见、提交。3．处理功能：输入为办理人的传阅意见，输出传阅后的文件。l存档1．基本业务描述：公文办结后一般由机要室归档。2．处理功能：输入为待存档公文，输出为归档公文。l公文办理记录1．基本业务描述：系统对收文办理意见的记录，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。l内控文件设置在拟办时，由机要员设定,默认为非内控文件70　第页，共70页 设计方案业务图解70　第页，共70页 设计方案处理流程登记拟办、审核核分管局长批阅正局长批阅科长办理督办办结催办科员办理收文登记70　第页，共70页 设计方案收文拟办70　第页，共70页 设计方案收文批示70　第页，共70页 设计方案收文科长办理70　第页，共70页 设计方案收文科员办理70　第页，共70页 设计方案收文传阅70　第页，共70页 设计方案收文归档输入输出数据收文登记信息数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注收文办理签的标题系统预设选择关键字局名称文件标题公文原文录入系统生成必填项(如果是接收市局文件此域自动生成)主题词公文原文录入系统生成(如果是接收市局文件此域自动生成)主办单位系统预设选择关键字系统生成局机关各科室不可手工录入(如果是接收市局文件此域自动生成)成文日期公文原文自动取值、录入系统日期方式系统预设选择“办文、阅件”70　第页，共70页 设计方案关键字系统生成不可手工录入(如果是接收市局文件此域自动生成)序号系统自动生成“2006301”不可修改份数公文原文录入来文单位公文原文选择关键字、录入系统生成可新建关键字(如果是接收市局文件此域自动生成)办理期限录入日期机要员负责录入密级程度公文原文选择关键字、录入可新建关键字缓急程度公文原文选择关键字、录入可新建关键字来文字号公文原文选择关键字、录入可新建关键字督办公文原文选择关键字“是、否”自动登记日期录入系统生成系统日期(如果是接收市局文件此域自动生成)登记人系统自动录入按ID名不可修改拟办意见信息数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注呈送选择局领导多选，呈送或呈阅最少选一种呈阅选择局领导多选，呈送或呈阅最少选一种主办选择局机关科室单选，必选会办选择局机关科室多选拟办意见录入必填办理意见信息数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注主办人选择科室人员单选，不选默认为承办人办理70　第页，共70页 设计方案传阅选择科室人员多选办理意见录入必填批示意见信息数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注批示意见录入必填传阅意见信息数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注填写意见录入意见常用语督办信息数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注催办超过办理期限的收文邮件，系统自动发送，或手工选择发送归档信息数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注归档已办结的收文送入公文库查询信息数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注查询科室文件、办理监控、批示查询、待归档文件、流转中文件、已办结文件文件标题、字、号、来文单位、登记日期可组合查询70　第页，共70页 设计方案功能需求l流程跟踪系统对收文流转的记录和情况进行记录，以方便了解公交流转的去向，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。提供可视化的流程跟踪。l外出授权在办理过程中遇到当事人外出且指定被授权人的情况将办文转被授权人处理。管理员应该能够调整当事人的授权时间。l权限控制按角色进行读、写的权限控制。整个收文文档的阅读权限均需严格控制。收文中每一步处理的流程跟踪在收文的每一步处理中进行记录。l自动排版应用者输入内容，可以直接生成遵循国家点子公文格式标准，而无需在排版，不需要在从文件起草人与印厂之间来回的文件传送，生成的标准公文可以直接发排印刷、打印、阅读、传输等。l手写签署意见通过手写笔输入，能够实现使用手写笔输入意见，在文档中或在文件处理单上直接记录手写笔迹，就如同手工操作一般，遵循目前纸质文件的批示习惯，可以使电子文件批示与纸质文件批示应用同步。l提交功能流程当前环节处理人未将工作提交给下一环节前，当前处理人有对本环节的工作输入任意修改及保存的权利。登记环节则还有删除新建的登记文档的权利。提交之后，除系统管理员外不可再修改或删除。l环节间的互通知收文中当前步骤处理完毕，通过待办件通知下一环节。可通过桌面提示功能提示待办件。也可通过手机短信发送信息以提醒用户。l办文催办对逾期未办者，可发出催办邮件。可通过桌面提示功能提示待办件。也可通过手机短信发送信息以提醒用户。70　第页，共70页 设计方案l收文打印在某些文件夹内可打印相关的收文签收单、批示意见单等。l收文转发发文能够将收文文件转入发文系统。l实现办文统计的功能。可以按月统计收文的登记数、已归档数、未归档数。l当设置为督办件时、能及时通知督办部门进行管理l督办员能够对所要督办文的办理员发送催办通知l通知方式：督办工作在其流转中进入承办单位接收人的待办工作中进行提示。可通过桌面提示功能提示待办事宜。在具备手机功能的情况下，也可通过手机短信发送信息以提醒用户。l督办员可以填写自己的督办意见l办理人员可能反馈自己办理的情况l督办人员可以打印出所有督办意见l权限控制：只有督办管理员才有权限打印督办意见及发送办理通知给相关办理人员，督办工作在其流转中涉及的当前环节操作人员具有指定的、与该环节相应的文档编辑权与操作权，该环节处理结束后，不再具有编辑与操作权，但有阅读权限。l对督办项，督办人员通过输入督办内容、指定承办单位进行督办。对进行中的督办可进行监控。承办人员在接到督办件后，进行内部处理，并将结果上报。l查询功能：提供对督办的综合查询功能。1.1.1发文管理功能描述70　第页，共70页 设计方案实现发文管理自动化，即实现从科室拟稿到审稿、核稿、会签、签发、编号、排版打印、校对、印发、归档全过程的自动化处理。系统能够监控整个发文处理过程，随时可了解文件的处理情况，同时记录各相关核搞、会签、审稿、签发人的修改情况；处理完成的文件能够自动归档；快速查找到需要批阅及分送的文件。无缝集成Word、WPS文件，供拟稿人或经办人直接在系统中调用，并发送给上级领导进行批阅。其要点是：流程的灵活实现和保留文件处理过程中的修改痕迹。参照国家相关规范与广东省质量技术监督局的情况，一般情况下，分为局发文件、科室文件等几种。对下级的发文将直接进入到公文交换平台，实现电子发文。一般主要的环节与需求如下：l拟稿1．基本业务描述：由公文所涉及的主要业务科室负责公文的草拟工作，经办科室在系统中完成草拟。拟稿人可以保存新拟稿的发文文件，可以录入Word、wps文件作为附件，并且可以提交发文文件进入流程，提交科室负责人进行核稿。2．拟稿人可执行的操作：保存、打开Word编辑正文、打印、插入附件、提交。3．处理功能：拟稿人需输入密级、缓急程度、发文标题、主题词、拟稿人、拟稿单位、时间以及发文正文内容，输出为拟稿文档。l科室审稿1．基本业务描述：局发公文草拟一般实行经办科室领导责任制，经办科室领导应严格审核文稿的内容和格式，由经办科室负责人审核签署意见，经办科室负责人审签的原稿在系统中送办公室初审。在提交过程中可以选择是否要经过其他科室部门的会签，或者是直接提交办公室审核。如有需要，可发回拟稿人重新修改。2．审稿人可执行的操作：保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交。3．处理功能：审稿人输入科室审稿意见，输出为科室审核后的文档。4．科室审稿时，拟稿人员可以先送副科长核稿，再由副科长提交科长审稿。l审核1．基本业务描述：由办公室负责公文审核的工作人员（如办公室主任）对公文内容、格式进行初审，可以在系统中对原稿进行修改、补充。如有需要，可发回草拟科室重新修改。办公室主任负责对初审后的文稿进行审核把关工作，可以直接在系统中进一步修改、完善，发回科室修改，并签署办公室审核意见及签名，呈请局分管和主管领导审定。2．审核人员可执行的操作：保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交。3．处理功能：输入为审核意见，输出为审核文档。70　第页，共70页 设计方案l签发1．基本业务描述：以局名义发出的公文和以局为主与外单位会签的文件，由局长或局长托分管副局长审签。关于领导签发的方法：一种是，将文件打印出来，局领导签置完意见后，由秘书将意见输入电脑；第二种方法是，局领导在电脑上直接办理，可以对文件进行带修改痕迹的修改和添加意见；第三种方法，允许局领导在便笺上签署意见后，再由秘书将意见输入电脑；第四种方法，通过手写笔输入，能够实现领导使用手写笔输入意见，在文档中或在发文拟稿单上直接记录笔迹，就如同手工操作一般。2．可执行的操作：保存、启动Word修改正文、填写意见、打印、发回重拟、提交、退回。3．处理功能：输入为签署的意见，输出为签发文档。l编号1．基本业务描述：机要室负责公文的最后核对、编号。2．可执行的操作：保存、打印、提交。3．处理功能：输入为对文档进行编号，输出为编号后的文件。l排版打印1．基本业务描述：打字室负责公文的排版打印。2．可执行的操作：保存、打印、提交。3．处理功能：输出为排版后的文件。l校对1．基本业务描述：拟稿科室负责公文的校对。2．处理功能：输入为校对人名称，输出为校对后的文件。3．校对过程：拟搞人核稿、拟稿人科室领导复核、打印室打印。l封发1．基本业务描述：公文的分发工作一般以办公室为主，拟稿科室协助完成。办公室工作人员在系统中注明分发范围、数量及送达人员，进行分发。需要打印的，打印出正文加盖公章后分发。2．处理功能：输入为印发人名称、印发份数，输出为分发存档的公文。3．分发文件到市局l存档1．基本业务描述：公文分发完毕，系统进行归档。70　第页，共70页 设计方案2．可执行的操作：保存、打印、归档。3．处理功能：无输入，输出为存档后的公文。l内控文件设置在拟办时，由主办部门设定(其他人员不能修改)，默认为非内控文件70　第页，共70页 设计方案业务图解处理流程70　第页，共70页 设计方案不通过不通过不通过拟稿不通过科长核稿办公室主任审稿分管局长审核正局长签发编文号校对缮印归档70　第页，共70页 设计方案发文拟稿70　第页，共70页 设计方案发文科长核稿70　第页，共70页 设计方案发文办公室审核70　第页，共70页 设计方案发文局长签发70　第页，共70页 设计方案发文编文号70　第页，共70页 设计方案发文排版打印70　第页，共70页 设计方案发文校对70　第页，共70页 设计方案发文分发70　第页，共70页 设计方案发文归档输入输出数据拟稿发文拟稿单（输入）数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关发文拟稿单录入默认值为“XXX质量技术监督局”文件标题发文拟稿单录入必填主题词发文拟稿单系统生成，可修改文号发文拟稿单编号后填写行文方式发文拟稿单选择录入上报平发70　第页，共70页 设计方案下发函件顺序号发文拟稿单录入文种发文拟稿单可选择录入可维护关键字密级发文拟稿单选择录入绝密机密秘密平件缓急程度发文拟稿单选择录入特提特急加急平急普通主送发文拟稿单录入抄送发文拟稿单录入拟稿人发文拟稿单系统生成拟稿单位发文拟稿单系统生成拟稿日期发文拟稿单系统生成审核意见发文拟稿单审核录入审稿情况发文拟稿单审稿录入会签发文拟稿单会签录入签发发文拟稿单签发时录入打字发文拟稿单录入校对发文拟稿单校对后录入印数发文拟稿单录入分发录入印发日期发文拟稿单录入分发录入备注发文拟稿单录入文件正文录入Word电子文档附件录入其它文档70　第页，共70页 设计方案输出拟稿文档：包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密机密秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统审核录入审稿情况应用系统审稿录入会签应用系统会签录入70　第页，共70页 设计方案签发应用系统签发时录入打字应用系统系统输出校对应用系统校对后录入印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程科室审稿输入数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注科室审稿意见录入必填原文修改录入笔迹留痕审稿人系统生成审稿时间系统生成输出审核后的文档：加入部门审稿意见，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报70　第页，共70页 设计方案平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密机密秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统审核录入审稿情况应用系统系统输出会签应用系统会签录入签发应用系统签发时录入打字应用系统系统输出校对应用系统校对后录入印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出70　第页，共70页 设计方案所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程审核输入数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注审核意见录入原文修改录入笔迹留痕审核人系统生成审核时间系统生成输出审核后的文档：加入办公室审核意见后的修改过的发文文件，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密机密秘密平件70　第页，共70页 设计方案缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统系统输出审稿情况应用系统系统输出会签应用系统系统输出签发应用系统签发时录入打字应用系统系统输出校对应用系统校对后录入印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程签发输入数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注签发意见单据录入原文修改录入笔迹留痕70　第页，共70页 设计方案输出签发文档：加入局领导签署的意见的发文文档，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密机密秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统系统输出审稿情况应用系统系统输出70　第页，共70页 设计方案会签应用系统系统输出签发应用系统系统输出打字应用系统系统输出校对应用系统校对后录入印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程编号输入数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文文件编号录入输出编号后的文档：加入发文文件编号，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统系统输出行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出70　第页，共70页 设计方案文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密机密秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统系统输出审稿情况应用系统系统输出会签应用系统系统输出签发应用系统系统输出打字应用系统系统输出校对应用系统系统输出印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程70　第页，共70页 设计方案校对输入数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注校对人名称系统生成输出校对后的文档：加入校对人，包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统编号后填写行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密机密秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成70　第页，共70页 设计方案拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统系统输出审稿情况应用系统系统输出会签应用系统系统输出签发应用系统系统输出打字应用系统系统输出校对应用系统系统输出印数应用系统系统输出分发录入印发日期应用系统系统输出分发录入备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程封发输入数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注印发人名称录入印发份数录入输出封发存档公文：包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统系统输出70　第页，共70页 设计方案行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密机密秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统系统输出审稿情况应用系统系统输出会签应用系统系统输出签发应用系统系统输出打字应用系统系统输出校对应用系统系统输出印数应用系统系统输出印发日期应用系统系统输出备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word电子文档70　第页，共70页 设计方案附件应用系统系统输出所有其他电子文档流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程存档输出存档公文：包括拟稿单、文件正文和附件，以及流程跟踪。数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注发文机关应用系统系统输出文件标题应用系统系统输出主题词应用系统系统输出文号应用系统系统输出行文方式应用系统系统输出上报平发下发函件顺序号应用系统系统输出文种应用系统系统输出密级应用系统系统输出绝密机密秘密平件缓急程度应用系统系统输出特提特急加急平急普通主送应用系统系统输出抄送应用系统系统输出拟稿人应用系统系统生成70　第页，共70页 设计方案拟稿单位应用系统系统生成拟稿日期应用系统系统生成审核意见应用系统系统输出审稿情况应用系统系统输出会签应用系统系统输出签发应用系统系统输出打字应用系统系统输出校对应用系统系统输出印数应用系统系统输出印发日期应用系统系统输出备注应用系统系统输出文件正文应用系统系统输出Word、excel以及其他电子文档附件应用系统系统输出流程跟踪应用系统系统输出发文办理的具体流程功能需求l主题词主题词可以根据文件标题自动产生标引，主题词库可以进行维护。l代理人功能在办理过程中遇到当事人外出且指定代理人的情况将发文转代理人处理。l发文录入、修改与痕迹保留发文录入、修改需要痕迹保留，即系统能记录何人何时做了何种修改。l电子印章功能发文盖章提供电子印章功能，在公文交换平台流转的公文提供电子印章。提供必要的安全机制，防止印章被盗用，同时，必须记录每一次使用印章的时间、操作人员等一些必要的信息。l自动排版70　第页，共70页 设计方案应用者输入内容，可以直接生成遵循国家点子公文格式标准，而无需在排版，不需要在从文件起草人与印厂之间来回的文件传送，生成的标准公文可以直接发排印刷、打印、阅读、传输等。l手写签署意见通过手写笔输入，能够实现使用手写笔输入意见，在文档中或在文件处理单上直接记录手写笔迹，就如同手工操作一般，遵循目前纸质文件的批示习惯，可以使电子文件批示与纸质文件批示应用同步。l文件批示提供手写设备，可以直接在文件或拟稿单上进行文件批示、批注等，实现在手写录入时保留手写笔迹功能，以实现与传统手工操作的性质一样。l提交功能流程当前环节处理人未将工作提交给下一环节前，当前处理人有对本环节的工作输入任意修改及保存的权利。拟稿环节则还有删除新建的发文文档的权利。提交之后，不可再修改或删除。l权限控制发文中涉及的每个环节的操作权限、阅读、修改权限以及发文的阅读权限均需严格控制。发文中每一步处理的流程跟踪在发文的每一步处理中进行记录。任何人员均有发文拟稿权。发文在其流转中涉及的当前环节操作人员具有指定的、与该环节相应的文档编辑权与操作权，该环节处理结束后，不再具有编辑与操作权，但有阅读权限。签发后的发文非机密文件经办人员均可阅读。l环节间的互通知发文中当前步骤处理完毕，能够通知下一环节。工作列入下一环节人员的待办事宜中。可通过桌面提示功能提示待办件。也可通过手机短信发送信息以提醒用户。l流程跟踪系统对收文流转的记录和情况进行记录，以方便了解公交流转的去向，并可以方便了解到已收到公文的机构等管理控制信息。提供可视化的流程跟踪。l发文正文打印按标准的发文格式打印。打印文件拟稿单、文件正文和附件等。l批量归档处理批量归档处理，可以将已办结文件批量归档至文件库。l向地市发文70　第页，共70页 设计方案当文件处理过程经过领导审批之后,文档处在在待归档状态时,档案管理员可以通过交换平台将此文发送到各市局，在发送的过程中可以选择接收单位。l实现办文统计的功能。可以按月统计收文的登记数、已归档数、未归档数1.1.1邮件管理邮件管理发件箱收件箱草稿箱垃圾箱1.1.1.1功能描述邮件系统是一个常用信息交流的工具，系统功能要求强大、灵活，用于在单位内部邮件收、发。邮件系统提供的基本功能包括:收邮件、写新邮件、回信、删除、转发功能。l收邮件1．基本业务描述：接收他人发过来的邮件，用户可执行刷新操作来查看是否有接收到新邮件。用户可打开收到的邮件进行查看、阅读。2．可执行操作：写新邮件、回信、删除3．处理功能：输入执行刷新操作，输出新邮件提示信息。l写新邮件70　第页，共70页 设计方案1．基本业务描述：用户可编写新的邮件，发送邮件时必须输入收件人、标题，收件人可以是多人。2．可执行操作：发送、发送并保存、保存为草稿3．处理功能：输入收件人、标题、内容，输出发送提示信息。l回信1、基本业务描述：阅读邮件后，用户可给发件人回复邮件，回复时可带原文。2、可执行操作：发送、发送并保存3、处理功能：输入执行回信操作，输出发送提示信息。l删除1、基本业务描述：用户可删除已查阅的邮件。2、可执行操作：删除3、处理功能：执行删除操作，输出无70　第页，共70页 设计方案1.1.1.1业务图解70　第页，共70页 设计方案1.1.1.1处理流程1.1.1.2输入输出数据输入数据：起草邮件输出数据：数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注邮件提示信息系统产生新邮件正文1.1.1.3功能需求l操作简单、直观，界面友好。l支持群发功能。l系统有新邮件提示信息功能。1.1.2文件管理70　第页，共70页 设计方案用户可以根据实际业务创建分类和子分类，每个分类可以设定管理人员对每个子分类下的文件进行管理。有权限的用户可上传、修改、查看文件，权限可以设置。通过文件管理功能可以实现整个单位和平级单位充分实现数据共享。文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式。文件上传：可以单个文件上传，也支持批量文件硬盘拷贝，方便企业原始海量文件的上传。文件查阅：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。1.1.1日程安排用户可以记录每天的工作日志，或者记录什么时候有个什么会议，或者什么日子对用户来说是个很重要但可能某些原因怕忘记，甚至是周、月工作计划等等。并且直接领导能指派部门内成员工作任务，或向上级汇报工作。主要功能包括添加日程、查看日程、搜索。l新增日程1．基本业务描述：用户可以新增日程，新增的日程可以是工作日志、会议安排、任务分配、工作汇报等。用户通过点击“新增日程”进入操作页面，输入相应内容后保存。2．可执行操作：保存、返回3．处理功能：输入标题、内容描述；输出无。l查看日程1．基本业务描述：用户可打开历史日程进行查看，也可输入具体用户名进行查看。2．可执行操作：标记为完成3．处理功能：输入执行标记为完成，输出日程被标识已完成、标题变为蓝色。l搜索1、基本业务描述：用户输入关键字进行查询。2、可执行操作：查询3、处理功能：输入关键字，输出符合条件的记录。70　第页，共70页 设计方案1.1.1综合查询1.1.1.1功能描述为了便用户查找文件（注：如果是内控文件只能经办人找查，否则所有人都可以查看）,系统提供了对整个系统搜索的查询功能。查询的实现方式:通过用户输入查询关键字及查询范围,实现对指定关键域或者文件中所有信息进行模糊查询,所有满足条件公文并分页显示1.1.1.2业务图解1.1.1.3输入输出数据输入：1.用户输入查询的关键字(支持多个关键值)2.选项：模糊搜索、或者精确搜索3.搜索选项：全文信息还是指定关键域（其中关键域包括：标题、拟稿人（发文）登记人（收文）、文号等）4.每页显示的结果数5.最大返回结果数6.结果排序方式：按时间升序、按时间降序、按相关性输出：满足条件的所有文档列表1.70　第页，共70页 设计方案输出结果列表包括：文档的标题、拟稿人（发文）登记人（收文）、拟稿、已处理步骤。输出结果方式如下图结构。1.查看文档内容。用户可以通过点击相应标题打开文档查看内容。1.1.1.1实现功能支持分模块(如:收文、发文、已办结、待办结等)对信息进行检索。支持全站信息检索。支持按照时间、模块、文件状态等条件对文件处理进行统计，同时提供列表等打印功能。1.可对搜索选择是模糊搜索、或者精确搜索2.用户可选择是全文信息还是指定关键域（其中关键域包括：标题、拟稿人、文号）3.用户可果设置返回信息的结果数、及排序方式4.用户可以保存查询条件（私有）1.1.2公告通知1.1.2.1功能描述公告通知是一个应用非常广泛，功能强大、灵活的模块，用于在单位内部发布各种公告通知等；公告通知是公众性的文档，每个人都能阅读，也可以设置阅读的权限。公告通知实际上是一个共享的数据库，内容分类保存。公告通知提供的基本功能包括:用户可以发布、删除、浏览公告通知，相应的操作权限管理员可以设置。对于执行设置授权操作后，系统将自动产生一个授权通知直接发布到公告通知栏，系统自动产生的通知无需审核。l发布1、基本业务描述：有权发布人员把文件登记到公告通知。文件发布后其它用户可以70　第页，共70页 设计方案浏览此文件。2、可执行操作：保存、删除3、处理功能：输入执行发布操作，输出文档被标识为已发布通知。l浏览1、基本业务描述：用户可浏览自己有权限查看的文档。2、可执行操作：查看、删除1.1.1.1业务图解1.1.1.2处理流程登记—浏览70　第页，共70页 设计方案1.1.1.1输入输出数据输入数据：公告通知输出数据：数据子项数据来源数据获得方式取值范围备注通知打印通知正文1.1.1.2功能需求l操作权限可由管理员设置，比如发布、删除权限可设置相应角色有相应权限。l系统可自动产生的公告通知，如“授权通知”。l附件可以支持多种文件格式，如word、PDF等。l系统主页只显示指定时间范围内、最新的公告通知。l查询功能：所有用户都有综合查询功能。1.1.2通讯录1.1.2.1功能描述提供全局通讯录、部门通讯录和个人通讯录等三级管理，记录相关部门及人员的联络信息，如单位名称、联系人、地址、E-mail、邮编等，部门、人员设定专人负责，统一管理。l新增个人通讯录文件夹1.基本业务描述：增加通讯录人员信息分类时，增加通讯录人员时使用。2.管理员可执行的操作：保存、返回。3.处理功能：输入文件夹名，增加人员分类。l新增个人通讯录成员1．基本业务描述：增加个人通讯录成员，在此操作中用户可以设置“输入输出数据”中所列出的个人通讯录相关信息。70　第页，共70页 设计方案2．管理员可执行的操作：保存、返回。3．处理功能：输入个人通讯录成员相关信息，增加通讯录成员。l修改个人通讯录成员1．基本业务描述：通讯录成员本人可以管理自己的相关信息，在此操作中用户可以修改“输入输出数据”中所列出的个人通讯录相关信息。2．管理员可执行的操作：保存、返回。3．处理功能：输入个人通讯录成员相关信息，修改通讯录成员信息。1.1.1.1输入输出数据输入数据：公共通讯录数据来源数据获得方式取值范围备注所属部门系统计算域值系统登录名系统计算域值中文名系统计算域值职务系统计算域值Internet邮件系统计算域值手机输入域值个人通讯录数据来源数据获得方式取值范围备注70　第页，共70页 设计方案文件夹名称用户输入域值部门用户输入域值中文名用户输入域值职务用户输入域值主页用户输入域值公司名称用户输入域值公司地址用户输入域值Internet邮件用户输入域值手机用户输入域值办公电话用户输入域值输出数据：个人通讯录表1.1.1.1实现功能1.提供全局、部门、个人通讯录不同的浏览视图；2.提供按部门、联系人排序的浏览视图；3.提供条件查询功能。1.1.2公文交换平台1.1.2.1功能描述公文交换平台用于接收并转换外来文件，如：省局来文。公文交换平台包括以下数据库实现：1．《省局文件收集数据库》。此数据库适用于省局OA系统，用于接收市局发往省局的公文。2．《院文件收集数据库》。此数据库适用于市局OA系统，用于接收省局或者县局发往市局的公文。3．回执信息：当对接收方签收或者拒收公文时，系统会反馈相应信息给发送人员。4．接收能够拒收公文，但拒收时，能够反馈相应拒收信息通知发送方相关人员。70　第页，共70页 设计方案5．交换平台提供补发公文的操作。1.1.1.1业务图解1.1.1.2输入输出数据输入：收文或发文待办结文件输出：收文或发文的拟稿或登记格式的文件1.1.1.3实现功能公文跨组织机构的传递有一种情形：省局OA系统与标准院OA系统公文传递接口。以下详细描述两种情形的流程。省局系统－标准院系统省局系统－标准院系统接口将待发送文件分解为两部分：整个文件内容、文件附件。其中“整个文件内容”相当于待发送文件的“快照”，保持待发文件的格式与内容（不可编辑）。“整个文件内容”分为两种表现形式：附件形式和RTF文本形式。省局发送（标准院接收）70　第页，共70页 设计方案在省局OA公文流程的“发文转收文”操作中，系统将待发送文件映射成为RTF文本，以邮件方式传递至标准院《标准院文件收集数据库》中，由转换程序生成市局收文文档。标准院发送（省局接收）在标准院OA公文流程的“发文转收文”操作中，系统将待发送文件映射成为RTF文本，以邮件方式传递至省局《省局文件收集数据库》中，由转换程序生成省局收文文档。在以上公文传递方式中，“中间服务器”起到了数据格式转换、传输中继的作用。如下图示省局和标准院文件收发关系。省局OA系统中间库(函件收集库格式转换)标准院OA系统回执信息当对接收方签收或者拒收公文时，系统会反馈相应信息给发送人员。数据完整性当网络出现问题时，系统能够记录发送状态，以便在网络通讯正常后能传递公文到指定的目的地。多目的地公文交换的传递的接收方支持多目的地传递。准确查询始发地接收方能知道公文传递的始发局。70　第页，共70页 设计方案拒收能力接收能够拒收公文，但拒收时，能够反馈相应拒收信息通知发送方相关人员。公文补发交换平台提供补发公文的操作。1.1.1系统管理系统管理是大型信息系统的重要组成部分，用户信息的注册保存、权限设置等，都应通过系统管理来实现。以用户组织结构为框架，以“树”的形式直观反映单位的部门结构，能设定部门负责人和部门所属成员，能设定虚拟部门，能创建群组对部门和用户分组管理。维护完成的数据以通讯录的形式体现。l新增人员1.基本业务描述：当需要增加使用人员时,系统管理员可以通过用户管理来增加用户。在此操作中,管理员可以设置用户的登录名、登录密码、邮箱名、所在部门、职务。2.管理员可执行的操作：保存、保存并注册下一个、返回。3.处理功能：输入用户信息，增加系统用户。l新增部门1.基本业务描述：当需要增加部门时,系统管理员可以通过用户管理来增加部门。在此操作中,管理员可以设置部门的名称、包含职务。2.管理员可执行的操作：保存、返回。3.处理功能：输入部门信息，增加系统新的部门。70　第页，共70页 设计方案l新增群组1.基本业务描述：当需要增加群组时,系统管理员可以通过用户管理来增加群组。在此操作中,管理员可以设置群组的名称、群组的成员列表、默认公文处理人。2.管理员可执行的操作：保存、返回。3.处理功能：输入群组的信息，增加系统新的群组。l修改人员信息1．基本业务描述：当需要修改使用人员相关信息时,系统管理员可以通过用户管理来修改用户信息。在此操作中,管理员可以修改用户的登录名、登录密码、邮箱名、所在部门、职务。2．管理员可执行的操作：保存、返回。3．处理功能：输入用户信息，修改后的用户信息。l修改部门信息1.基本业务描述：当需要修改部门时,系统管理员可以通过用户管理来修改部门信息。在此操作中,管理员可以修改部门的名称、包含职务。2.管理员可执行的操作：保存、返回。3.处理功能：输入部门信息，修改后的部门信息。l修改群组信息70　第页，共70页 设计方案1.基本业务描述：当需要修改群组时,系统管理员可以通过用户管理来修改群组信息。在此操作中,管理员可以修改群组的名称、、包含成员列表。2.管理员可执行的操作：保存、返回。3.处理功能：输入群组信息，修改后的群组信息。l删除人员信息1.基本业务描述：当需要修改人员时,系统管理员可以通过用户管理来删除人员信息。2.管理员可执行的操作：删除选择人员、返回。3.处理功能：删除人员。l删除角色信息1.基本业务描述：当需要修改角色时,系统管理员可以通过用户管理来删除角色信息。2.管理员可执行的操作：删除选择角色、返回。3.处理功能：删除角色。l删除部门信息1.基本业务描述：当需要修改部门时,系统管理员可以通过用户管理来删除部门信息。70　第页，共70页 设计方案1.管理员可执行的操作：删除选择部门、返回。2.处理功能：删除部门。能对部门，人员进行新增、修改、删除操作，可以设置群组和角色。70　第页，共70页 设计方案第1章技术解决方案1.1总体设计1.1.1系统建设原则OA系统项目的建设，应该遵循以下原则：u规范性OA系统的建设必须建立在相关规范的基础之上，如：数据交换规范、业务协流程规范等，并遵守必需的应用接口规范。u易用性系统的操作应尽量简单，对相应的操作提示、错误报告、交换监控信息反馈等要全面、详细，真正做到易学、易用、易培训。u稳定性在系统结构设计上要充分考虑到系统运行的稳定性。系统平台方面要考虑各种系统配置对稳定性的影响、系统必须经过严格的测试，包括功能测试，在各种系统环境配置上的测试等，确保系统在多种设备环境上能够稳定运行。u易管理系统平台的管理要尽量简单，尽量少地使用用户涉及到系统平台的管理工作，必要的管理任务也要提供相应的培训、帮助资料甚至操作引导界面来帮助用户顺利地完成必须管理任务。u易维护系统的结构设计要易于维护，组成系统的功能元素要具有一定的独立性，可以根据用户的需要进行替换而不影响或很少影响其它功能元素，并能够与其他功能元素协作共同完成用户的功能。u易扩展系统无论是在功能上，还是在数据的交换规范上都应当易于扩展，以便适应今后业务的发展。u安全性70　第页，共70页 设计方案使用系统平台的相关安全设置以及应用系统安全性实现，实现整个系统的安全性，如使用CA证书等安全技术。确保系统不被非授权用户侵入，数据不丢失，传输时数据不被非法获取、篡改，确认对发送和接收者的身份等。1.1.1系统建设目标按照广州北大明天资源科技发展有限公司对系统的统一要求，充分利用信息技术，以信息传输和文件共享为重点，统一系统、统一规范，建立统一的OA系统，各单位可以通过系统输入信息、共享文件。以实现政务公开，缩减报批时间，简化审批手续，提高工作效率，规范各项审批程序。1.1.2总体设计内容及要求1.1.2.1系统性能要求速度与性能上满足当前一般政府部门用户计算机环境下对系统的速度与性能要求。1.1.2.2故障处理要求应用服务器故障查看应用服务器系统运行日志，找出其运行异常记录情况，针对这些问题进行解决。必要时重启应用服务器。数据库故障查看数据库运行日志，根据日志记录进行诊断，解决相关问题。必要时利用备份数据进行数据恢复。应用问题在系统中，程序代码具有错误捕获和显示功能。错误显示在应用服务器日志文件中。系统管理员可以将错误及时反馈给相关开发人员。运行时状态跟踪系统在运行时，可以定期检查操作系统状态（包括CPU、内存、磁盘空间等参数）以确认系统处于正常运行状态，提早发现非正常运行隐患。1.1.2.3其它专门要求易用性系统要求采用B/S体系结构，操作界面应简洁、直观，有利于简化操作，并提高操作效率。可维护性70　第页，共70页 设计方案要求系统模块化结构，相应文档齐全。可移植性系统服务端可以移植到UNIX或LINUX环境，而无须对系统进行较大的改动。可扩展性系统的设计和建设要充分考虑网络、硬件的扩展需要、应用系统二次开发的需要、以及支持未来可能出现的新业务的需要。系统采用开放的扩充模块结构，保证以后可以方便地升级和不断增加新业务、增加容量、以及在同一平台上扩充其他业务功能。1.1.1网络架构拓扑图系统整体架构是基于LotusDomino的B/S的分层应用，可以运行在局域网和万维网。整个系统分为：数据库服务器、应用服务器、文件服务器以及与其他业务服务器的代理。网络拓扑结构如下图：所有的客户端都基于IE浏览器，应用服务端基于DominoServer方案，采用MVC框架技术。其中应用服务端可以根据实际应用很方便的扩展为群集环境。70　第页，共70页 设计方案1.1系统框架设计1.1.1多层架构体系介绍OA系统将采用先进的多层结构体系，能够充分支持政府级的大型信息系统应用，以及国际互联网等最新技术成果的应用。总体来说，我们将应用系统从逻辑上划分为三个层次：u数据服务（DataService）实现数据的存储、管理功能，通常由数据库系统提供。在数据服务层次，支持广泛的标准数据库产品，并具有对多种存储方式的扩展能力，特别是基于LotusNotes文档数据库的应用非常成熟。u应用服务（ApplicationService）实现与业务相关的处理功能。业务逻辑（业务对象和相关业务规则）将会以Ｄomino组件的形式封装并部署在应用服务器中运行。OA系统的实际应用架构，在应用服务层次做了进一步的细分：Ø与数据相关的应用服务（Data-CentricApplicationService）Ø与用户界面相关的应用服务（UI-CentricApplicationService）Ø系统被进一步扩展为四层结构，甚至可以方便的扩展为n层结构。u用户服务（UserService）实现用户操作界面（UI,UserInterface），OA系统采用标准Web浏览器界面程序，实现收集用户的数据录入、将系统的处理结果以多种形式表现、反馈至用户。1.2运行环境1.2.1系统数据存储结合广州北大明天资源科技发展有限公司的实际情况，系统的应用程序位于PCServer服务器上，用户操作在客户端浏览器进行，以达到数据与应用操作相分离的结构。1.2.2支持软件u服务器70　第页，共70页 设计方案序号名称简介1操作系统能同时支持Windows2003Server、linux、unix2应用服务器LotusDominoServer3数据库系统LotusNotes4防病毒软件网络与桌面防病毒系统u客户端序号名称简介1操作系统Win9X，Windows2000Professional或者WindowsXP；IE5.0以上2桌面办公软件WPS或MSOffice2000以上3防病毒软件桌面防病毒系统70　第页，共70页 设计方案第1章实施方案1.1项目计划1.1.1实施计划目标在2009年8月底前完成软件客户化开发工作。在2009年10月完成软件试运行、验收。在2009年12月起正式投入使用。1.1.2实施计划安排项目实施计划如下表所示：标识号任务名称工期前置任务1需求阶段5工作日　2分析设计阶段5工作日　用户需求确认3编码及单元测试阶段30工作日　4集成测试阶段5工作日　5系统试运行阶段22工作日　6系统验收阶段1工作日　7系统正式运行　1.1.3安装测试方案系统测试分为三个阶段：1、单元测试。由程序员完成，并提供测试计划和测试用例。2、集成测试。由专门测试人员完成，并提供测试计划和测试用例。3、用户试运行测试。在集成测试完成后用户试运行时进行，搭建用户试运行环境，由用户根据用户需求说明和实际业务要求进行操作。安装分为两个阶段：1、试运行环境安装。在进行系统试运行时，搭建系统试运行环境，包括数据库服务器、应用服务器的安装、配置。2、正式运行环境安装。在系统正式运行时，搭建系统正式运行环境，包括数据库服务器、应用服务器的安装、配置，以及系统数据的初始化。70　第页，共70页 设计方案1.1.1验收标准验收标准以《用户需求说明书》的功能和技术要求为准，同时兼顾：1、设计开发、实施过程中用户实际业务要求，以书面确认为准。2、开发实施计划，要求按照招标文件和合同要求进行，以实际的实施计划为准。3、设计文档，在验收时提供所有设计文档和操作手册。4、需求变更，以书面确认为准。70　第页，共70页'