管理信息系统项目可行性研究报告 17页

'管理信息系统项目1.1编写目的作为一家多品种、小批量离散型制造企业，在生产方面：其产自动化程度和生产效率不高，生产均衡率不高，又因为其生产任务多集中在下旬，影响产能(生产能力)安排、质量和交货期。在管理方面：该公司的管理层次依然较多，上下信息沟通和横向协调困难，信息共享度低，难以快速响应内外变化。这两方面的问题严重制约了企业的发展速度，急需引起企业的管理层领导重视，通过建立相应的管理系统，来优化企业的生产和管理方式。1.2背景建立物资集成化管理系统系统，他直接与公司的生产系统相关联，知道合理化生产，该系统可以由公司聘请相应的外部专业人员实现，依托已经建立的人工管理系统建立相应的计算机网络，使得生产与供应实现信息的共享，减少理层次，使得管理更加高效。1.3定义GB8567——88计算机软件文档编制规范1.4参考资料根据目前公司的概况与经过调查研究所了解到的现存的问题，再根据管理决策层的战略规划，参照相关的标准来完成管理系统的建立。2可行性研究的前提2.1要求17 除了继续做好年度、季度和月度采购计划外，需要配合用料和配送作业，做好供料计划和配送计划，以强化物流控制与物流服务。供料计划和配送计划将更加集成，且与第三方物流衔接。企业物流中心的形成，将使物流朝集成化的方向发展，实现功能、职能与信息的集成。下料单元集中并且归入物流中心后，除了配送功能外，还将产生下料加工、包装、运输等物流功能，使物流从供应转向服务，从供应物流延伸到生产物流。随着物流供应链的建立，仓储管理范围将扩大到成品和半成品。物资财务管理将更强调与各子系统的信息集成，如对在途、暂估、往来资金和内外部银行对账、结算等功能的管理，动态反映库存资金和采购资金的变化。因此，增强的功能有计划、财务、库存和供应商管理与评价。预计新增功能有配送，下料加工管理，限额管理等。2.2目标系统目标①促进管理体制的改革和管理手段的的改进，促进物流一体化。②改进决策方法和决策依据，使决策科学化。③改进管理信息服务，在信息服务中创造价值。④促进资源共享和信息集成。⑤减员增效，提高管理效率。⑥提高信息处理水平，适应市场变化。⑦开发企业第三利润，降低物流成本。2.3条件、假定和限制说明对这项开发中给出的条件、假定和所受到的限制，如：a．所建议系统的运行寿命的最小值；b．进行系统方案选择比较的时间；c．经费、投资方面的来源和限制；d．法律和政策方面的限制；e．硬件、软件、运行环境和开发环境方面的条件和限制；f．可利用的信息和资源；g．系统投入使用的最晚时间。17 2.4进行可行性研究的方法说明这项可行性研究将是如何进行的，所建议的系统将是如何评价的。摘要说明所使用的基本方法和策略，如调查、加权、确定模型、建立基准点或仿真等。2.5评价尺度说明对系统进行评价时所使用的主要尺度，如费用的多少、各项功能的优先次序、开发时间的长短及使用中的难易程度。17 3对现有系统的分析3.1处理流程和数据流程a1：代表各非生产部门的材料需求申报计划；a2：代表季度备品配件生产计划，主特材料表，季度新产品试制计划，外协计划，自制配件表，工作令材料消耗定额；a3：代表工作令，月下料计划，材料消耗定额，工艺过程卡；a4：代表生产领料，经营维修领料，退料单。3.2工作负荷17 现行的管理系统对于信息的传递主要采用两种方式，一是填报各种表格和下达各种指令，二是召开会议或打电话通知。调查中收集到的表格、台账等共1267种，这些表格中用于各处室内部使用的共524种；各分厂内部使用的共494种；各处室下达至各分厂的表格共70种；各分厂上报至总厂各处室的表格共194种；上报至部、省、市统计部门的表格共125种。计划的编制是一项烦琐的工作。以供应部门为例，月度作业计划有50项左右，250～300个规格产品，每个产品要用200～300个规格的原材料；单做产量乘以材料消耗定额这一操作就做5万～9万次，材料定额资料近79万页，查找起来相当不便，何况在制定采购合同时还要考虑25,000种原材料的库存量，上期计划的在途材料，预测期末库存量。目前16个人要在10—20天编成计划，不可能逐项核算，只能以车间上报的待料表为主要依据，大部分材料在季度计划里采购，通过增加库存和延长流动资金的周转天数，缓和供应与生产的矛盾。现系统供应部门的库存金额为4500万，资金周转天数为212天；从历史数据上看，每年都有增加。在这样的情况下，要靠手工方式编制高质量的物资计划和进行有效的定量控制是很困难的。3.3费用开支物流费用主要集中在采购与仓储两个环节，即供应物流上。完全的采购成本包括采购品本身的成本和物流成本，具体说包括订货费、运输装卸费和其他附加性的物流费用。目前，无论总量，还是结构都存在问题，在多种因素作用下，短缺与积压并存，忽视资金的时间价值。另一个影响成本费用的因素是转、抹账问题，占采购额的30％以上。3.4人员供应系统人员总数超编，事务性处理人员过多，分析决策型人员过少，效率低，信息处理能力低。不能按时编出可靠的物资计划；没有编制供料计划，采购计划也只是落实月度计划，并且很粗放。17 3.5设备相关科室设备总量，新度和使用效率都有待提高，多用于单项处理，难以共享。从已经使用的微机来看，大部分利用率不高。计算机资源分散在各个部门不能共享。缺乏全面的分析和规划，拥有计算机的部门，只着眼于解决本部门的实际问题，也带来共享方面的困难。3.6局限性现行供应系统的问题主要表现在如下九个方面。(1)物资供应计划不能适应生产需要①生产计划下来以后，材料消耗来不及核算，只能靠经验估计。该企业产品种类繁多，需要原材料种类也多，达25000余种。生产上的变化引起物资计划发生变化，加之材料和产品市场的变化，物资计划面临更多变数，物资计划跟不上生产变化。②库存控制力度差，没有安全库存定额、最佳库存定额、上下限储备定额。(2)计划人员不能掌握材料去向由于忽视供料计划，限额供料形同虚设，用料管理失控，原材料通过移料、下料后，不入原材料库，到底有多少毛坯件之类的在制品，也不知流到何处，损耗了多少；在途物资也无法得知，因为每个原材料合同掌握在各自采购员的手里，计划员不能掌握材料去向。(3)没有采用材料消耗定额控制产品材料成本目前有些材料消耗比较灵活，消耗定额难于确定；其次，消耗定额普遍偏高，有人为因素，也有缺乏科学依据的原因。尤其是辅料和化工材料几乎没有定额。(4)ABC分类管理等方法没有得到推广ABC17 分类管理是把品种繁多的物资，按其重要程度、消耗数量、价值大小、资金占用等情况，进行分类排队，然后采用不同管理方法，做到抓住重点，照顾一般。然而，该企业物资品种达25000余种，为多品种小批量模式生产，手工无法完成烦杂的计算。(5)材料利用率低、消耗大该企业钢材利用率为55．15％，在同行业中是比较低的。(6)供、管、用和服务脱节重供应，轻管理和使用，服务意识淡薄，把主要精力放在保生产上，忽视物资使用控制、使用效果与效益，供应系统变成“救火队”。(7)物资计划不完整、不准确企业重采购计划，几乎没有供料计划。没有精确计算毛需求和净需求，而是采用经验统计法进行估算，未免粗略，不适合月度采购计划。其次，由于市场因素，计划赶不上变化。目前，年度和季度采购计划几乎到了荒废的地步。(8)注重实物管理，忽视资金和价值管理无法进行储备的合理性分析和结构分析。忽视资金的时间价值，几乎没有考虑储备利息和资金周转。(9)信息共享程度低信息共享程度较低，信息的不对称性和信息私有化削弱了监督，导致采购过程的暗箱操作，采购管理容易失控。4所建议的系统4.1对所建议系统的说明第一阶段将根据现有条件和功能，开发基础和核心部分，满足现行业务的需要，包括库存管理、物料需求计划、采购合同管理。这些是开发物流信息系统的基础与核心，最能体现系统效益的部分。平均库存可减少1／3，采购费可减少5％。因此，必须优先实现。第二阶段，继续完成物资财务管理和用料限额管理，并且实现系统的初步集成。第三阶段，完成下料加工管理和物料配送管理，完善接口部分的生产物流管理，如在制品管理，进一步实现系统集成。17 第四阶段，基于供应链与电子商务的后台整合应用，即形成前端的企业物流信息门户和后台的物流信息系统，专门负责信息处理。该系统包括计算机系统，数据库，功能模块和用户界面。在实现这一目标的过程中，必然涉及物流功能的整合、机构的调整、职能的变化、业务流程的重组和人员变动。真正的困难不是技术，而是流程重组。不能迁就现有管理模式，必须以信息流定义业务流和工作流。4.2处理流程和数据流程给出所建议系统的处理流程和数据流程。4.3改进之处功能序号用户需求点库存管理1随时知道任意物资的入库量，出库量和库存量及对应的价值量数据2进行库存统计，完成基本的库存统计报表，如收发存月报表3随时知道每个生产部门已领用材料价值总量4登台账并且实现机内账本管理5能对暂估料和在途料进行管理，随时知道暂估量和在途量6能够稽核和计算价差，汇总每类物资的价差量7随时了解库存状态，进行库存报警8能为其他子系统提供数据，如内部银行收账和往来应付账款数据，并且生成机内凭证9能够计算材料成本并且构置成本报表，做出分类明细表10能对库存材料进行A凹分类管理，条件成熟时能进行经济批量分析11确定订货点和订货量，知道什么时候应该订货，订多少12查询有关库存的数量，如入库、出库和库存量，查询库存台账13查询库存状态并且打印状态报表，以便根据状态进行管理购合同14能对合同进行维护管理(登录、变更、记账、打印合同报表)17 管理15跟踪合同执行，知道合同执行状态，即已执行多少，打印有关合同执行的报表，编制有关采购合同报表16能登到料台账，计算订货费，实现采购远程控制17能对供应商基本信息进行管理，能对供应商进行定量评估和分类管理18实现对合同及合同执行情况的查询19实现对供应商及其交易历史的查询20及时了解往来资金状况21对物资采购情况进行定量分析物资计划管理22逐层展开产品结构并且汇总，计算主需求23进行平衡计算，算出净需求24根据上面计算结果编制月度采购计划和待料表25按部门编制月度供料计划，进行限额管理26编制、打印相关计划报表27查询任意物资的毛需求和净需求28能按类别、代码，按日期、产品查询待料表物资财务管理29进行凭证处理和账务处理30处理内外往来资金，及时了解应收、应付、预付情况31能按供应商查询往来资金情况32进行材料成本管理和价差分摊33能为其他系统或子系统提供接口收据34及时了解在途和暂估资金情况，打印相关报表4.4影响在实现这一目标的过程中，必然涉及物流功能的整合、机构的调整、职能的变化、业务流程的重组和人员变动。真正的困难不是技术，而是流程重组。不能迁就现有管理模式，必须以信息流定义业务流和工作流。4.4.1对设备的影响说明新提出的设备要求及对现存系统中尚可使用的设备须作出的修改。17 4.4.2对软件的影响说明为了使现存的应用软件和支持软件能够同所建议系统相适应。而需要对这些软件所进行的修改和补充。4.4.3对用户单位机构的影响硬件维护人员，系统软件维护人员，应用软件开发人员，应用软件维护人员，各系统使用人员等各类人员的培训工作时间的配合上要求高，工作量大，必须总体安排考虑。培训应是多层次的，培训的目的，不仅仅是系统的使用、维护，更重要的是从上至下，普遍接受一种先进的管理理念，如MRP等，这是顺利实施流程重组的思想基础。因此，要把培训与流程重组，体制变革与企业文化建设结合起来。4.4.4对系统运行过程的影响说明所建议系统对运行过程的影响，如：a．用户的操作规程；b．运行中心的操作规程；c．运行中心与用户之间的关系；d．源数据的处理；e．数据进入系统的过程；f．对数据保存的要求，对数据存储、恢复的处理；g．输出报告的处理过程、存储媒体和调度方法；h．系统失效的后果及恢复的处理办法。4.4.5对开发的影响说明对开发的影响，如：a.为了支持所建议系统的开发，用户需进行的工作；b.为了建立一个数据库所要求的数据资源；17 a.为了开发和测验所建议系统而需要的计算机资源；b.所涉及的保密与安全问题。4.4.6对地点和设施的影响说明对建筑物改造的要求及对环境设施的要求。4.4.7对经费开支的影响为了保证投资效果，必须采用技术经济方法进行投资预算，按20：80的原则进行投资，以减少风险。在总体分析阶段，分配少量投资，主要用于管理咨询与论证，主要软件投资分阶段投放在实施阶段，主要设备投资主要投放在系统转换阶段。软、硬件的投资要保持合适比例，在投资的时间分布上要保持合适比例，考虑资金的时间价值。4.5局限性说明所建议系统尚存在的局限性以及这些问题未能消除的原因。4.6技术条件方面的可行性（1）对现有技术的评估硬件和网络平台选择。需要选择在市场上技术成熟的主流产品。这些产品具有较好的兼容性与开放性；有较大的用户群，在几年甚至更长时间不被淘汰。厂商要有潜力和技术支持能力。在成本方面，需要考虑自己的承受力和企业赢利能力，在考虑升级的同时，也要体现经济原则，做到够用、好用、适用。软件选择。在网络操作系统方面，开发企业信息系统，可以选择WindowsNT，最新版本是Windows2000Server。对于数据库解决方案，有九个厂家提供数据库产品，各有特色。我们在规划里选择了微软的SQLServer7．0，它是企业级的数据库产品，其新版是SQLServer2000。前端开发工具有许多优秀的产品，如Delphi，PowerBuilder，VisualC十+，17 VisualBASIC，C-I-+Builder等。在规划中，选择了VisualBASIC，因为它简易、快速，可以缩短系统开发周期。在规划里，选择了主流的客户／服务器结构，在系统环境不变的前提下，可以升到三层或多层的客户／服务器结构，甚至B／S结构。“三分技术、七分管理、十二分数据”仍然是MIS系统开发的真实写照。真正的难点在于准确地识别、预测、把握、定义用户需求，大量基础数据的整理、录入、转换和系统管理。信息管理技术。20世纪50年代起，建立电子数据处理(EDP)，70年代开始建立MIS和DSS，80年代起出现了管理领域的专家系统(ES)，90年代，在MRPⅡ的基础上出现了ERP(企业资源计划)、CRM(客户关系管理)和SCM(供应链管理)。作为一个部门级系统，不能照搬，但必须吸收MRP，ERP的管理思想，尤其是SCM的构架和管理理念。（2）对技术发展可能产生影响的预测硬件技术的发展日新月异，在设备选型上需要进行科学论证，需要考虑硬件升级对系统稳定性和可靠性的影响。系统软件和支撑软件也在不断发展，新的、更方便的软件会出现，现有软件的版本也在不断升级，必然对开发出来的系统带来冲击；系统兼容性是维护时必须考虑的问题，尤其是操作系统。采用新的技术和产品，不仅出自用户的要求，也可能来自开发者为改善系统性能而主动提出的要求。在满足这些需求时，应该使系统受到的影响尽可能小，如何做到这一点，这是总体设计必须考虑的问题。5可选择的其他系统方案5.1可选择的系统方案1第一种方案是建设一个以计算机和通信网络为基础的物流信息系统。此系统的建成大约要2年左右时间，投资约100万元人民币。该系统是一个人—机系统，除有一般企业管理系统中的电子数据处理(EDP)外，尚有管理信息系统(MIS)层次和初步的决策支持系统(DSS)层次。17 5.2可选择的系统方案2第二种方案是从国内或国外购买现成的计算机硬件、网络和应用软件。5.3可选择的系统方案3第三种方案是不从全局考虑规划，先进行局部建设，满足各部门日益增长的需要，随后逐步构成一个大系统。这样做的好处是，每次投资较少，工厂承受得起；但这样做，将来可能发现，总的投资不少，但收益却与之不相匹配，而且要想把局部的东西连成一个整体，将会困难重重；最终在形势的逼迫下，不得不推倒重来。因此，强调整体规划，分期实施。5.4可选择的系统方案4第四种方案是再增加一些设备和人员，仍然维持现有的手工管理系统。......6投资及效益分析6.1支出6.1.1基本建设投资经初步调查估计，系统建设费用包括软、硬件费用，技术开发费用，人员培训费用和土建等辅助工程费用。其结构为软、硬件费用为21万元，技术开发费用为18万元，人员培训费用为5万元，土建等辅助工程费用为6万元。硬件费用适度，保证开发与培训费用。。6.1.2其他一次性支出该企业是一个具有60多年历史的老国有企业，包袱较重，离退人员占近1／3。由于是单件小批生产方式，劳动生产率不高，而工资占成本的2017 ％左右，效益不很理想。由于受三角债的影响，资金非常紧张。该企业进行了公司制、股份制改造，订货情况有很大改善，效益回升。该物流信息系统第一期规划投资经测算为50万元人民币。分期投资困难不大，前期投入小，而且可以边投入，边回收。系统运行好了，第三利润的收益是长久性的。前面的分析测算表明，仅供应物流部分每年可创效益115万元6.1.3非一次性支出系统每年运营费用包括人员工资(奖励3万元)、水电等公共设施费用(1万元)、数据采集和录入费用(奖励3万元)、通信和材料消耗费(1万元)，总额为8万元。这部分费用是每年都发生的，重点是用于维护队伍的稳定和数据采集，这是保证系统正常运行的前提。奖励性工资应保持适当增长。6.2收益6.2.1一次性收益①库存管理：该企业供应部门资金周转天数为177天，应用系统后可以利用确定型库存模型进行库存费用分析和敏感性分析，随机型库存模型进行订货点提前期确定和安全库存量确定，也可进行ABC库存分类管理；运用这些模型后，可以减少材料的资金积压和停工待料，而停工待料引起工时损失和加班加点，因而，可节省资金积压的利息支出和停工待料的工时损失。资金周转可由177天降到169天，节约利息支出计算如下：周转资金：4300／365*177-4300／365*160=200万元利息：200*360／30*6.6％=15.84万元停工待料费用为：(11646工时*2*6元／小时)*60％=8.4万元②原材料利用：在原材料利用方面，建立系统后，可以进行材料消耗定额的制定和下料的优化过程；下料原停留在一个产品上考虑，有系统后，可对全厂产品进行优化下料，提高材料利用率2％，则节约费用为：1亿元*2％二200万元③以最低费用供应物资：应用系统后，可以进行资源的合理调运与生产能力的合理配置，即线性规划模型，从而节省采购费用，据估测可节约原采购费的1％，则为1亿元*1％：100万元。通过以上分析可知，系统的建设在经济上是完全可行的，产出大于投入。17 6.2.2非一次性收益提高产品质量和降低生产费用与增加产值。一般自动化管理系统的经济效果为：增产2％～14％，降低消耗5％～7％；产品质量提高10％～40％；减少废品5％～10％；减少管理费用20％一25％；增加利润4％--20％；劳动生产率提高3％～12％；资金周转加快2％～10％，平均投资回收期2.5年。系统效益只能逐渐体现，且与管理素质密切相关。6.2.3不可定量的收益间接效益主要体现在提高业务处理能力(80.1％)；资料管理和使用方便(53.1％)；生产和消耗统计核算正确方便(50.6％)；人员减少、缩短加班时间(40.2％)；物流过程缩短，计划编制简易(21.7％)；提高决策能力(18.4％)；易于调整生产和库存(14.7％)；经费开支节约，成本降低(11.1％)。真正重要的是管理流程的优化，管理基础的加强，管理品质的提高和市场响应能力的增强。6.3收益／投资比求出整个系统生命期的收益／投资比值。6.4投资回收周期求出收益的累计数开始超过支出的累计数的时间。6.5敏感性分析所谓敏感性分析是指一些关键性因素如系统生命期长度、系统的工作负荷量、工作负荷的类型与这些不同类型之间的合理搭配、处理速度要求、设备和软件的配置等变化时，对开支和收益的影响最灵敏的范围的估计。在敏感性分析的基础上做出的选择当然会比单一选择的结果要好一些。17 7社会因素方面的可行性（1）体制企业对改进管理手段与管理方法有了内在的需求和紧迫感，不改善管理就有生存危机，有可能被市场淘汰。随着宏观经济体制的改变，企业的微观体制也在发生变化，如公司制、股份制改造，投资主体的多元化，推动信息化的体制环境已经具备。（2）政策国家把国民经济信息化作为一项基本国策，提出以信息化带动工业化的战略。（3）经济增长国民经济有了较快增长，企业有了活力，为国民经济信息化和企业信息化提供了物质条件。企业信息化不仅必要，而且成为可能。（4）进一步的改革开发和经济的全球化进一步与国际接轨，缩小了中、外在管理理念与文化上的差异，对MRP、ERP的推广提供了重要基础。经济全球化成为管理发展的另一个推动力，配合改革开放政策，进一步与国际经济接轨。7.1法律方面的可行性法律方面的可行性问题很多，如合同责任、侵犯专利权、侵犯版权等方面的陷井，软件人员通常是不熟悉的，有可能陷入，务必要注意研究。7.2使用方面的可行性随着经济发展，该企业有一整套管理体制，规章制度、稳定的生产秩序、一套完整的管理方法和完整、基本准确的原始数据，开始向管理工作的程序化、管理业务的标准化、报表文件的统一化、数据资料的完整化和代码化发展。17 ①在管理工作的程序化方面，建立一整套的工艺规程和管理工作的流程图。②在管理业务的标准化方面，规定一整套的工作程序和工作方法，用制度把它固定下来，成为行动的准则。③在报表文件统一化方面，也建立了一定制度，并且做得较好。④在数据资料的完整化和代码化方面，表现更为突出。以上就是系统运营的重要管理基础。但还要从以下两个方面考虑。①系统对组织机构的影响及可行性新的系统投入运行后，一部分岗位和人员被精减下来，而新系统需要更高素质的人去支撑。系统运营后，对机构、职能和人员带来变动是无疑的。②人员计划的可行性新系统的建设不是对旧系统的全盘否定，而是批判地继承，在继承原系统精华与合理内核的基础上，融入先进的管理思想与管理理念，基本的商务逻辑不会改变。现有管理者经一定时间培训后，能够适应新的系统；但需要激励与约束措施促使管理者学习新事物，接受新的理念。对缺少人员可以采用培养与引进相结合的方式，但一定要转变观念。搞好物流，开发第三利润，需要知识、经验与能力。总之，该企业物流系统具有系统运营的管理基础、工作基础和基本的人才基础。8结论在进行可行性研究报告的编制时，必须有一个研究的结论。结论可以是：a．可以立即开始进行；b．需要推迟到某些条件（例如资金、人力、设备等）落实之后才能开始进行；c．需要对开发目标进行某些修改之后才能开始进行；d．不能进行或不必进行（例如因技术不成熟、经济上不合算等）。17'