文秘基本功 5页

'文秘基本功之②会议通知会议通知是办会的重要环节，也是我们日常工作之中经常要做的一件小事，那么为什么要把这件小事单列成文呢？因为这件小事决定着会议组织的效果，还可以反映出通知者的综合素质，因此还是决定总结一下，希望能为初入秘坛的朋友们带来一些启示。一、会议通知前要搞清楚哪些事？新人初到机关工作，初来乍到，大多情况下都是从打扫卫生，扫地烧水这些事情做起的，真正接触到实际工作可能就是从通知会议和写信息、简报之类的小豆腐块开始的，这是机关工作最平常、最繁杂的事项，但是也是锻炼一个人熟悉适应工作环境，融入组织的良好开端，因此做好会议通知工作事关个人形象，一定要谨慎细心。在会议正式通知前，一定要熟知会议概况，主要包括时间、地点、主题（研究解决的事项）、议程（会议按照什么程序或者步骤进行）、出席领导、参会范围以及对参会单位的要求，因为被通知单位很有可能会反问你很多问题，如果你答不上来，或者遇到问题就问领导，只能给人留下不操心、不仔细的坏印象。二、如何做好会议通知？会议通知的基本要求是做到礼貌、简介、准确，切忌啰嗦、拖拉及情况不清。常规情况，您好，我是XX单位，有个会议通知请记录。明天上午8:30在市政府X楼会议室召开2014年重点项目交办会；出席会议的市领导有：xxx；请你单位分管领导参加，并准备书面汇报材料30份，做好汇报准备；8:20以前入场完毕。通知结束后，一定要询问被通知单位接电话同志的姓名，便于跟踪询问（这是新手容易忽视的地方）。休息日、节假日通知会议，除了按照上述要求外，在正式通知之前，还要的表示歉意。大型会议的通知，一般采取分组分层次通知的办法，党委口的党委办负责，政府口的政府办负责，其他的企事业单位由活动组织方负责，这样做的好处是能够节省时间，提高工作效率，分组通知后，一定要有人负责汇总反馈情况。领导的通知，规格较高的领导由党委办负责通知，局级领导可以直接通知（一般通知其单位办公室由办公室负责），如果情况特殊需要直接通知领导本人的可以打电话通知，领导没有接电话可以发信息通知。三、其他需要注意的问题（一）掌握好会议通知的时机。刚上班的同志积极性很高，接到任务往往会马上行动，但是，在实际工作中，会议信息变更的情况很多，因此要根据实际情况，掌握好会议通知的时机，既不能过早，也不能过完，影响会议的组织。（二）会议临时变动要及时更正。在日常工作中经常会遇到会议时间、地点变动的情况，这个时候作为办公室工作人员一定不要嫌麻烦，要抱着负责的态度，及时将会议变更信息及时反馈通知对象。（三）做好反馈情况收集。反馈信息关系到会议组织的效果，一定要收集好会议反馈情况，并及时报告领导，以便把最新的指示精神传达给参会单位。 文秘基本功之③会务服务一、会场布置。会场布置是会务服务的基础工作，重点要把握以下几个方面：一是会标的制作。会标的制作一般不需要我们操太多的心，只要把会议名称搞准以后，及时发给宾馆的商务中心或会议室管理部门即可。但是，不要过分的信赖他们，毕竟他们只负责干活，不负责把关。会标直接面对参会单位，事关对外宣传的形象问题，所以一定要细心检查，看看字有没有漏，字的笔画有没有漏，因为宾馆采用打印的办法制作会标、横幅很可能漏掉一个点或者一横，那出了丑，还是会议组织者的责任。二是座位示意图的制作。规模较小的会议一般不专门制作会议座位示意图，但对于一些大型会议，为了维持良好会议秩序，不仅需要制作座位示意图，甚至还要求摆座位牌，对号入座，这就给我们的会务服务工作造成了一些困难。其难点在于参会人员信息的反馈和座次的安排问题。因为参会人员信息反馈往往变动性很大，所以在编排作为示意图时，要掌握好时机，一般要等大部分信息确定后再开始编排，避免做无用功，回过头来还要重新安排。对于变动的信息要及时作出调整，除了一些级别很高的领导要坚持原则外，其他人员不必太较真，保障前排就坐即可。三是座位牌的制作和摆放。座位牌的摆放是按照会议座位示意图进行，关键部位是主席台及前排就坐人员，一定要做到信息准确，不能含糊不清，因为领导座次安排是政治问题，触犯不得。还要特别注意核对单位名称、个人名字有没有错别字或漏字的情况，发现以后要及时更改纠正，以免出现不必要的错误，造成不必要的麻烦。四是会议材料发放。为了提高效率，一般提前要把会议材料，发放到位。在此要注意材料的发放顺序问题，一般按照会议议程安排，最后讨论的放在最下面，依次向上，第一个应该是本次会议的主要议程。如果材料是由多个部门提供的，要及时联系，做好对接，避免出现纰漏。五是引导牌必不可少。会场内一切布置就绪，出门的时候千万别忘了看看会议引导牌是否安置到位，位置是否明显。因为在同一时间，同一地点的不同会议室很可能会开很多会议，会议引导牌的作用就是避免参会人员走错会议室。二、会议接待签到。会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接，引导至贵宾休息室；二是帮助参会人员找到自己的座位；三是引导与会人员有序签到；四是会议正式开始前，要将到会情况及时报告领导，对于没有按时到会的人员要根据之前的反馈信息进行催促，并把领导引导到指定位置，开始开会。三、会议秩序维持。一切准备完成以后，会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录（在会议记录篇已经有了叙述），另一方面就要留心维持好会议秩序。要礼貌的提醒参会人员遵守会议纪律，对参会人员的需求要及时满足（找个笔，找个稿纸是常有的事，因此要提前准备），对于起身走动的人员要及时上去询问，做好引导，确保会议有序进行。四、会后善后工作。会议结束以后，要等领导、参会人员全部走完后，再行离开，同时还要注意把没有带走的一些文件材料进行统一收集，对一些遗漏的在会场的物品要统一收集联系失主。对一些安排就餐的会议，要引导领导、参会人员到指定的餐厅就餐，一切工作收尾完毕，再考虑个人。五、需要注意的问题。（一）做好加班准备。会务服务工作交叉、繁杂，环环相扣，往往不到最后有些信息是很难确定的。因此，加班是常有的事。如果有大型会议要召开，最好提前给家人请假，如果有应酬也要放弃。（二）提前进入会场。一般提前半小时为宜，一方面便于处理一些没有对接好的问题，另一方面可以对会场进行再检查，有足够的时间查漏补缺。（三）时刻随机应变。会议现场有时候会出现一些意想不到的情况，对于临时出现的情况，要随机应变，做好应对，避免手忙脚乱，造成负面影响。 文秘基本功之④领受任务新人初入机关，对领导习惯、工作流程及一些既定的规则等情况摸不清，有时候难免会出现指东往西，指南向北的尴尬局面，为了帮助新人解决困惑，尽快进入角色，特作此文，以示提醒，不足之处，欢迎各位秘友批评补充。一是切忌不懂装懂。常规情况下，领导安排工作，会把工作人员叫到跟前面授机宜。这种情况为我们领受任务提供了良好的条件，因为领导就在跟前，不明白的地方可以立即请示，免得偏离了工作目标，落下个出力不讨好就划不来了。很多时候，新人脸皮薄，怕说错话，往往会蹑手蹑脚，即使对有些问题模棱两可也当场点头，等出了门去做的时候就要发晕犯难了。因此，建议各位新同事，以后面对领导不要太过“羞涩”，该提问的时候就要发扬“不耻下问”的精神，一定要把让自己干什么、完成时间、具体要求等搞得清清楚楚，千万不要糊里糊涂，得过且过。在具体的方式方法上要根据领导性格特点和当时的环境而定，随机应变，此处不再讨论。二是切忌好大喜功。曾经看到过一则实验小故事，某科研机构在对100名实验对象进行“一分钟鼓掌数量评估”。首先由每名实验对象预计并记录自己一分钟内鼓掌的数量，然后大家以一分钟为限开始鼓掌，通过两组数字对比得出一个具有普遍性的结论：大多数人往往会高估自己的实际能力。在刚开始工作的一段时间里，我工作积极性很高，于是不论是谁安排的任务，有人管没人管的事自己都主动承担，渐渐地各种材料，各类事务好像少了我就不行似得，搞得整天筋疲力竭，工作效率也低下，身心疲惫。我讲这个故事的目的是，提醒大家在保持工作积极性的同时要注意正确评价自己的工作能力，不要好大喜功，该说不的时候要勇于说不。这不是挑轻怕重，更不是偷懒，因为一个人的精力毕竟是有限的，只有集中精力，投入时间，才能更好的保质保量的完成任务。三是切忌马虎敷衍。秘书工作的三服务原则，决定了我们工作的从属性，说直白点就是领导让干什么就干什么，领导想怎么干，工作需要怎么干，我们就要去怎么干什么。所以，在实际工作之中，不论个人愿意如何，不管是晚上熬夜，还是牺牲周末节假日，一旦任务在身，还是趁早着手，高标准完成任务的好。因为现在领导的水平都很高，不要指望能够应付过去，一旦领导不满意，返工费事不说，也会破坏你在领导心目之中的形象。有句话说得好：逃避不一定躲得过，面对不一定最辛苦。无论摆在你面前的困难多么大，只要你开始行动，一步一个脚印的来就一定能够战胜它，在完成任务的同时也是对自己的一次超越吧！ 文秘基本功之⑤身心保养长期从事文秘工作，伏案劳作，冥思苦想，熬夜加班是常有的事，年轻时身强力壮还不觉得有什么，但随着时间的推移，工作压力日渐增强，身体逐渐垮了下来，精力也大不如从前，颈椎病、肩周炎、腰椎间盘突出等各种职业病逐渐显现，让众多秘友苦不堪言。为此特作此文，以示警醒，希望大家在忙于工作的同时，给自己留下一点时间保养身体，养足精神以便更好地为人民服务。无论从事任何工作，良好身体条件和精神状态都必不可少，文秘工作尤是如此，不要只想着“劳动光荣”，却忘记了一位伟人说过的“不会休息的人就不会工作”名言。在当今高速运转的时代里，每个人都好象是机器人，天天忙于工作，很少关注自己的健康，不但有“亚健康”的问题，还时有某人查出了什么病的实例。现代人有时忙于工作，连正常的休假都放弃了，记得前年我休10天假，刚休两天又叫回到办公室，10天的假期用了三次才算休完，去年干脆就没时间休假，除正常上班外，一年内仅是加班就有30多天。经常说“身体是革命的本钱”，确实没有一个好的身体，你怎么才能更好地工作啊。再者，有什么也不如有一个好的身体，相对金钱、名誉、地位等等，只有身体好是第一位的,“皮之不存，毛将焉附？”。朋友们，不要每天只顾着工作，而忽视了对你身体的调养，适当的时候放松一下，让你的精神和身体有一个恢复的时刻，是最为重要的，别忘记“身体是第一”的。在此推荐几个实用的小妙招：一是提高睡眠质量。从事文秘工作，在很多情况下迫于工作压力，8小时的睡眠时间根本无法保证，所以只好从提高睡眠质量着手，让身心得以恢复。有时候我们熬夜加班想问题，思考了很久也不能够解决，这时候不妨放下手头的工作，好好睡上一觉。工作的时候全身心投入工作，躺在床上了就不要再想工作的事情，等精力恢复了，头脑清醒了再去破解它，兴许就不会觉得那么难了。二是坚持每天早晨散步。清晨6点半是一天之中空气最好的时间段，这个时候睁开朦胧的睡眼，洗漱完毕后，到街心花园里散散步是最好不过的，如果身体条件允许，适当慢跑一下更好，不过在此我提倡有针对性地活动一下颈椎、肩膀、腰等几个重点部位，既使工作压力得到了缓解，也起到了锻炼身体的目的。三是坚决抵制不良嗜好。很多老秘在熬夜时候喜欢抽烟、喝酒，这样做其实是很伤身体的，我见过一些老秘采取喝养生茶的办法来保养身体，效果还是不错的。菊花（清肝明目）+莲心（去心火）+甘草（化痰平喘）泡茶喝，感兴趣的朋友们可以尝试一下哦。四是养成记日子做计划的好习惯。日记是一个私密的空间，记日记是一种面对自己、反省自己的方式。既可以使自己理清思路、减缓压力，也可以总结今天，展望明天。坚持写的话，对写作能力、分析问题的能力都会有所提高，同时记日记也可使自己合理规划生活，做到有备无患。五是培养积极向上的兴趣爱好。这个问题需要因人而异，有的喜欢篮球，有的喜欢足球，有的喜欢音乐，有的喜欢绘画，有的喜欢书法……不论怎样，只要能起到陶冶情操、放松身心的目的就好。 '